The main purpose of this procurement procedure is to select a contractor with extensive and proven experience in the professional conference organisation (PCO) market who can provide turnkey event management services to bring EFSA’s meetings and events to life based on a given event concept. The contractor will be requested to collect requests/needs from EFSA, analyse, define, organise and coordinate them and take care of the service itself as well as of the single events.
Scadenza
Il termine per la ricezione delle offerte era 2022-04-27.
L'appalto è stato pubblicato su 2022-03-18.
Fornitori
I seguenti fornitori sono menzionati nelle decisioni di aggiudicazione o in altri documenti di appalto:
Oggetto Ambito di applicazione dell'appalto
Titolo: Event/Meeting Management
OC/EFSA/CORSER/2022/01
Prodotti/servizi: Servizi di organizzazione di eventi📦
Breve descrizione:
“The main purpose of this procurement procedure is to select a contractor with extensive and proven experience in the professional conference organisation...”
Breve descrizione
The main purpose of this procurement procedure is to select a contractor with extensive and proven experience in the professional conference organisation (PCO) market who can provide turnkey event management services to bring EFSA’s meetings and events to life based on a given event concept. The contractor will be requested to collect requests/needs from EFSA, analyse, define, organise and coordinate them and take care of the service itself as well as of the single events.
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Valore stimato al netto dell'IVA: EUR 5 000 000 💰
1️⃣
Luogo di esecuzione: Parma🏙️
Descrizione dell'appalto:
“The main purpose of this procurement procedure is to select a contractor with extensive and proven experience in the professional conference organisation...”
Descrizione dell'appalto
The main purpose of this procurement procedure is to select a contractor with extensive and proven experience in the professional conference organisation (PCO) market who can provide turnkey event management services to bring EFSA’s meetings and events to life based on a given event concept. The contractor will be requested to collect requests/needs from EFSA, analyse, define, organise and coordinate them and take care of the service itself as well as of the single events.
The objectives of the contract resulting from this procurement procedure are as follows:
— cover the design, preparation, delivery, and post-evaluation of physical, digital and hybrid meetings/events requested by EFSA, which may be held in EFSA’s premises, in Parma outside EFSA’s premises or in any location in Europe;
— plan and implement all meeting- and event-related activities as described in the meeting/event request and provide various auxiliary services;
— be fully responsible for identifying the providers of the auxiliary services and supervise their activities, acting as single point of contact for EFSA.
Mostra di più Criteri di assegnazione
Il prezzo non è l'unico criterio di aggiudicazione e tutti i criteri sono indicati solo nei documenti di gara
Ambito di applicazione dell'appalto
Valore totale stimato, IVA esclusa: EUR 5 000 000 💰
Durata del contratto, dell'accordo quadro o del sistema dinamico di acquisizione
L'arco di tempo indicato di seguito è espresso in numero di mesi.
Descrizione
Durata: 12
Durata del contratto, dell'accordo quadro o del sistema dinamico di acquisizione
Il presente contratto è soggetto a rinnovo ✅ Descrizione
Descrizione dei rinnovi:
“One year + automatic renewal up to three times for an overall maximum duration of four consecutive years.”
Informazioni legali, economiche, finanziarie e tecniche Condizioni di partecipazione
Elenco e breve descrizione delle condizioni: As stated in the procurement documents.
Posizione economica e finanziaria
Criteri di selezione come indicato nei documenti di gara
Capacità tecnica e professionale
Criteri di selezione come indicato nei documenti di gara
Procedura Tipo di procedura
Procedura aperta
Informazioni su un accordo quadro o su un sistema dinamico di acquisto
Accordo quadro con diversi operatori
Descrizione
Numero massimo previsto di partecipanti all'accordo quadro: 3
Informazioni amministrative
Termine per la ricezione delle offerte o delle domande di partecipazione: 2022-04-27
14:30 📅
Lingue in cui possono essere presentate le offerte o le domande di partecipazione: bulgaro 🗣️
Lingue in cui possono essere presentate le offerte o le domande di partecipazione: ceco 🗣️
Lingue in cui possono essere presentate le offerte o le domande di partecipazione: danese 🗣️
Lingue in cui possono essere presentate le offerte o le domande di partecipazione: tedesco 🗣️
Lingue in cui possono essere presentate le offerte o le domande di partecipazione: greco 🗣️
Lingue in cui possono essere presentate le offerte o le domande di partecipazione: inglese 🗣️
Lingue in cui possono essere presentate le offerte o le domande di partecipazione: spagnolo 🗣️
Lingue in cui possono essere presentate le offerte o le domande di partecipazione: estone 🗣️
Lingue in cui possono essere presentate le offerte o le domande di partecipazione: finlandese 🗣️
Lingue in cui possono essere presentate le offerte o le domande di partecipazione: francese 🗣️
Lingue in cui possono essere presentate le offerte o le domande di partecipazione: irlandese 🗣️
Lingue in cui possono essere presentate le offerte o le domande di partecipazione: croato 🗣️
Lingue in cui possono essere presentate le offerte o le domande di partecipazione: ungherese 🗣️
Lingue in cui possono essere presentate le offerte o le domande di partecipazione: italiano 🗣️
Lingue in cui possono essere presentate le offerte o le domande di partecipazione: lituano 🗣️
Lingue in cui possono essere presentate le offerte o le domande di partecipazione: lettone 🗣️
Lingue in cui possono essere presentate le offerte o le domande di partecipazione: maltese 🗣️
Lingue in cui possono essere presentate le offerte o le domande di partecipazione: olandese 🗣️
Lingue in cui possono essere presentate le offerte o le domande di partecipazione: polacco 🗣️
Lingue in cui possono essere presentate le offerte o le domande di partecipazione: portoghese 🗣️
Lingue in cui possono essere presentate le offerte o le domande di partecipazione: rumeno 🗣️
Lingue in cui possono essere presentate le offerte o le domande di partecipazione: slovacco 🗣️
Lingue in cui possono essere presentate le offerte o le domande di partecipazione: sloveno 🗣️
Lingue in cui possono essere presentate le offerte o le domande di partecipazione: svedese 🗣️
L'arco di tempo indicato di seguito è espresso in numero di mesi.
Periodo di tempo minimo durante il quale l'offerente deve mantenere l'offerta: 9
Condizioni per l'apertura delle offerte: 2022-04-28
14:30 📅
Condizioni per l'apertura delle offerte (luogo): Virtual opening.
“Extension possibility without an official corrigendum to the contract notice:
‘In case of unavailability or disruptions in the functioning of the electronic...”
Extension possibility without an official corrigendum to the contract notice:
‘In case of unavailability or disruptions in the functioning of the electronic means of communication provided in Section I.3) in the last five calendar days before the time limit for receipt indicated in Section IV.2.2), the contracting authority reserves the right to extend this time limit and publish the extension at the internet address provided in Section I.3), without a preceding publication of a corrigendum to this notice. Economic operators interested in this procurement are invited to subscribe to the call for tenders at the address in Section I.3) in order to get notified when new information or documents are published.’
Mostra di più Corpo di revisione
Nome: General Court of the European Union
Indirizzo postale: rue du Fort Niedergrünewald
Città postale: Luxembourg
Codice postale: L-2925
Paese: Lussemburgo 🇱🇺
Telefono: +352 4303-1📞
E-mail: generalcourt.registry@curia.europa.eu📧
Fax: +352 4303-2100 📠
URL: http://curia.europa.eu🌏
Fonte: OJS 2022/S 060-153615 (2022-03-18)
Informazioni complementari (2022-04-05) Oggetto Ambito di applicazione dell'appalto
Breve descrizione:
“The main purpose of this procurement procedure is to select a contractor with extensive and proven experience in the professional conference organisation...”
Breve descrizione
The main purpose of this procurement procedure is to select a contractor with extensive and proven experience in the professional conference organisation (PCO) market who can provide turnkey event management services to bring EFSA’s meetings and events to life based on a given event concept. The contractor will be requested to collect requests/needs from EFSA, analyse, define, organize and coordinate them and take care of the service itself as well as of the single events.
Informazioni complementari Riferimento dell'avviso originale
Numero dell'avviso nella GU S: 2022/S 060-153615
Cambiamenti Testo da correggere nell'avviso originale
Numero di sezione: IV.2.2)
Luogo del testo da modificare: Time limit for receipt of tenders or requests to participate
Vecchio valore
Data: 2022-04-27 📅
Tempo: 14:30
Nuovo valore
Data: 2022-05-18 📅
Tempo: 14:30
Testo da correggere nell'avviso originale
Numero di sezione: IV.2.7)
Luogo del testo da modificare: Conditions for opening of tenders
Vecchio valore
Data: 2022-04-28 📅
Tempo: 14:30
Nuovo valore
Data: 2022-05-19 📅
Tempo: 14:30
Altre informazioni aggiuntive
“The tender specifications have been updated in track changes under the following points:
1) 2.4 Selection criteria – B) Professional and technical...”
The tender specifications have been updated in track changes under the following points:
1) 2.4 Selection criteria – B) Professional and technical professional capacity
— 2.4.B paragraph has been deleted;
— 3. Technical capacity: overall at organisational level, requirement a has been modified;
2) Quality award criteria: Team organisation and business partnering approach, the paragraph has been updated;
3) At page 31 the link to the PIN has been added to the call OC/EFSA/MESE/2022/01;
4) Annex 5 – technical offer description: Test case has been updated with a new version in track changes, please refer to version n.2 which will replace the original one.
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Fonte: OJS 2022/S 070-181895 (2022-04-05)
Informazioni complementari (2022-05-03)
Cambiamenti Testo da correggere nell'avviso originale
Numero di sezione: II.2.14)
Luogo del testo da modificare: Additional information
Valore vecchio vuoto
Nuovo valore
Testo:
“Annex I_Financial Offer has been updated with a new version because while the price ceiling is based on four years simulation scenario, the coefficient...”
Testo
Annex I_Financial Offer has been updated with a new version because while the price ceiling is based on four years simulation scenario, the coefficient factor applied to each unit price is on a yearly estimate for evaluation purpose. Subsequently, it needs to be multiplied by four to correspond to the ceiling.
For details please refer to Corrigendum n.2 and to the new Annex I_Financial Offer Corrigendum n.2.
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Fonte: OJS 2022/S 089-238458 (2022-05-03)
Avviso di aggiudicazione (2022-08-11) Oggetto Ambito di applicazione dell'appalto
Valore totale dell'appalto (IVA esclusa): EUR 5 000 000 💰
Descrizione
Descrizione dell'appalto:
“The main purpose of this procurement procedure is to select a contractor with extensive and proven experience in the professional conference organisation...”
Descrizione dell'appalto
The main purpose of this procurement procedure is to select a contractor with extensive and proven experience in the professional conference organisation (PCO) market who can provide turnkey event management services to bring EFSA’s meetings and events to life based on a given event concept. The contractor will be requested to collect requests/needs from EFSA, analyse, define, organize and coordinate them and take care of the service itself as well as of the single events.
The objectives of the contract resulting from this procurement procedure are as follows:
— cover the design, preparation, delivery, and post-evaluation of physical, digital and hybrid meetings/events requested by EFSA, which may be held in EFSA’s premises, in Parma outside EFSA’s premises or in any location in Europe;
— plan and implement all meeting- and event-related activities as described in the meeting/event request and provide various auxiliary services;
— be fully responsible for identifying the providers of the auxiliary services and supervise their activities, acting as single point of contact for EFSA.
Mostra di più Criteri di assegnazione
Criterio di qualità (nome):
“1. Team organisation and business partnering approach / 2. Quality assurance and environmental sustainability / 3. Qualitative analysis of a test case”
Criterio di qualità (ponderazione): 60
Prezzo (ponderazione): 40
Procedura Informazioni sull'accordo quadro
L'appalto prevede la stipula di un accordo quadro
Informazioni amministrative
Pubblicazione precedente relativa a questa procedura: 2022/S 060-153615
Aggiudicazione del contratto
1️⃣
Numero di contratto: OC/EFSA/CORSER/2022/01 - CT01
Titolo: Event/Meeting Management
Data di stipula del contratto: 2022-08-10 📅
Informazioni sulle gare d'appalto
Numero di offerte ricevute: 3
Nome e indirizzo del contraente
Nome: Pomilio Blumm SRL
Città postale: Pescara
Paese: Italia 🇮🇹
Regione: Pescara🏙️
Il contraente è una PMI ✅ Informazioni sul valore del contratto/lotto (IVA esclusa)
Valore totale stimato del contratto/lotto: EUR 5 000 000 💰
Valore totale del contratto/lotto: EUR 5 000 000 💰
2️⃣
Numero di contratto: OC/EFSA/CORSER/2022/01 CT02
Informazioni sulle gare d'appalto
L'appalto è stato aggiudicato a un gruppo di operatori economici ✅ Nome e indirizzo del contraente
Nome: Propager
Città postale: Paris
Paese: Francia 🇫🇷
Regione: Paris 🏙️
Nome: News Travel
Informazioni sul valore del contratto/lotto (IVA esclusa)
Valore totale stimato del contratto/lotto: EUR 5 000 000 💰
Valore totale del contratto/lotto: EUR 5 000 000 💰
3️⃣
Numero di contratto: OC/EFSA/CORSER/2022/01 - CT03
Nome e indirizzo del contraente
Nome: Cecoforma SA
Città postale: Liège
Paese: Belgio 🇧🇪
Regione: Arr. Liège 🏙️ Informazioni sul valore del contratto/lotto (IVA esclusa)
Valore totale stimato del contratto/lotto: EUR 5 000 000 💰
Valore totale del contratto/lotto: EUR 5 000 000 💰
Informazioni complementari Corpo di revisione
Nome: General Court
Fonte: OJS 2022/S 158-451558 (2022-08-11)