Event/Meeting Management

European Food Safety Authority (EFSA)

The main purpose of this procurement procedure is to select a contractor with extensive and proven experience in the professional conference organisation (PCO) market who can provide turnkey event management services to bring EFSA’s meetings and events to life based on a given event concept. The contractor will be requested to collect requests/needs from EFSA, analyse, define, organise and coordinate them and take care of the service itself as well as of the single events.

Scadenza

Il termine per la ricezione delle offerte era 2022-04-27. L'appalto è stato pubblicato su 2022-03-18.

Fornitori

I seguenti fornitori sono menzionati nelle decisioni di aggiudicazione o in altri documenti di appalto:

Chi?

• European Food Safety Authority (EFSA)

Cosa?

• Servizi di organizzazione di mostre, fiere e congressi › Servizi di organizzazione di eventi

Dove?

• Emilia-Romagna › Parma

Storia dell'approvvigionamento

Data	Documento
2022-03-18	Avviso di gara
2022-04-05	Informazioni complementari
2022-05-03	Informazioni complementari
2022-08-11	Avviso di aggiudicazione

Avviso di gara (2022-03-18)
Oggetto
Ambito di applicazione dell'appalto
Titolo: Gestione di eventi/riunioni
Numero di riferimento: OC/EFSA/CORSER/2022/01
Breve descrizione:

Hovedformålet med denne udbudsprocedure er at udvælge en kontrahent med omfattende og dokumenteret erfaring på markedet for professionel tilrettelæggelse af konferencer, der kan levere fuldt færdige tjenesteydelser vedrørende styring af arrangementer med henblik på at virkeliggøre EFSA's møder og arrangementer på grundlag af et givet arrangementskoncept. Kontrahenten vil blive anmodet om at indsamle anmodninger/behovsbeskrivelser fra EFSA, analysere, definere, tilrettelægge og koordinere dem og varetage selve tjenesten samt de enkelte arrangementer.

Metadati dell'avviso
Lingua originale: inglese 🗣️
Tipo di documento: Avviso di gara
Natura del contratto: Servizi
Regolamento: Istituzione/agenzia europea o organizzazione internazionale
Vocabolario comune per gli appalti (CPV)
Codice: Servizi di organizzazione di eventi 📦
Luogo di esecuzione
Regione NUTS: Parma 🏙️

Procedura
Tipo di procedura: Procedura aperta
Tipo di offerta: Presentazione di un'offerta per tutti i lotti
Criteri di assegnazione
Offerta economicamente più vantaggiosa

Amministrazione aggiudicatrice
Identità
Paese: Italia 🇮🇹
Tipo di amministrazione aggiudicatrice: Istituzione/agenzia europea o organizzazione internazionale
Nome dell'amministrazione aggiudicatrice: Den Europæiske Fødevaresikkerhedsautoritet (EFSA)
Indirizzo postale: Via Carlo Magno 1A
Codice postale: 43126
Città postale: Parma
Contatto
Indirizzo Internet: http://www.efsa.europa.eu/en/procurement/tenders.htm 🌏
E-mail: efsaprocurement@efsa.europa.eu 📧
URL dei documenti: https://etendering.ted.europa.eu/cft/cft-display.html?cftId=10500 🌏
URL per la partecipazione: https://etendering.ted.europa.eu/cft/cft-display.html?cftId=10500 🌏

Riferimento
Date
Data di invio: 2022-03-18 📅
Termine di presentazione: 2022-04-27 📅
Data di pubblicazione: 2022-03-25 📅
Identificatori
Numero dell'avviso: 2022/S 060-153615
Numero GU-S: 60
Informazioni aggiuntive

Mulighed for forlængelse/udvidelse uden officiel berigtigelse af udbudsbekendtgørelsen: I tilfælde af manglende tilgængelighed eller forstyrrelser i driften af de elektroniske kommunikationsmidler, der er angivet i afsnit I.3), inden for de sidste fem kalenderdage før fristen for modtagelse angivet i afsnit IV.2.2), forbeholder den ordregivende myndighed sig retten til at forlænge denne frist og offentliggøre udvidelsen på internetadressen anført i afsnit I.3) uden forudgående offentliggørelse af en berigtigelse til denne bekendtgørelse. Økonomiske aktører, der er interesserede i dette udbud, opfordres til at tilmelde sig udbuddet på adressen i afsnit I.3) for at blive underrettet, når nye oplysninger eller dokumenter offentliggøres.

Oggetto
Ambito di applicazione dell'appalto
Valore totale stimato: 5 000 000 EUR 💰
Breve descrizione:

Formålet med kontrakten, der indgås på baggrund af denne udbudsprocedure, er følgende:

— dækning af udformning, forberedelse, levering og efterevaluering af fysiske, digitale og hybride møder/arrangementer, som EFSA anmoder om, og som kan blive afholdt i EFSA's lokaler, i Parma uden for EFSA's lokaler eller ethvert andet sted i Europa

— planlægning og gennemførelse af alle møde- og arrangementsrelaterede aktiviteter som beskrevet i anmodningen om møder/arrangementer samt levering af forskellige hjælpetjenester

— fuld ansvarlighed for identificering af leverandørerne af hjælpetjenesterne og tilsynsføring med deres aktiviteter med funktion som fælles kontaktpunkt for EFSA.

Valore stimato al netto dell'IVA: 5 000 000 EUR 💰
Durata: 12 mesi
Descrizione dei rinnovi:

Ét år + automatisk forlængelse op til tre gange til en samlet maksimal varighed på fire på hinanden følgende år.

Informazioni legali, economiche, finanziarie e tecniche
Condizioni di partecipazione
Abilitazione all'esercizio dell'attività professionale: Som angivet i udbudsdokumenterne.

Procedura
Base giuridica: 32018R1046
Numero di partecipanti da contemplare: 3
Ora di ricezione delle offerte: 14:30
Lingue in cui possono essere presentate le offerte o le domande di partecipazione: bulgaro 🗣️
ceco 🗣️

+ altri 22

danese 🗣️
tedesco 🗣️
greco 🗣️
inglese 🗣️
spagnolo 🗣️
estone 🗣️
finlandese 🗣️
francese 🗣️
irlandese 🗣️
croato 🗣️
ungherese 🗣️
italiano 🗣️
lituano 🗣️
lettone 🗣️
maltese 🗣️
olandese 🗣️
polacco 🗣️
portoghese 🗣️
rumeno 🗣️
slovacco 🗣️
sloveno 🗣️
svedese 🗣️

Periodo di validità dell'offerta: 9 mesi
Data di apertura delle offerte: 2022-04-28 📅
Ora di apertura delle offerte: 14:30
Luogo: Virtuel åbning.

Amministrazione aggiudicatrice
Contatto
Indirizzo del profilo dell'acquirente: http://www.efsa.europa.eu/en/procurement/tenders.htm 🌏
URL dei documenti: https://etendering.ted.europa.eu/cft/cft-display.html?cftId=10500 🌏

Riferimento
Informazioni aggiuntive

Mulighed for forlængelse/udvidelse uden officiel berigtigelse af udbudsbekendtgørelsen:

I tilfælde af manglende tilgængelighed eller forstyrrelser i driften af de elektroniske kommunikationsmidler, der er angivet i afsnit I.3), inden for de sidste fem kalenderdage før fristen for modtagelse angivet i afsnit IV.2.2), forbeholder den ordregivende myndighed sig retten til at forlænge denne frist og offentliggøre udvidelsen på internetadressen anført i afsnit I.3) uden forudgående offentliggørelse af en berigtigelse til denne bekendtgørelse. Økonomiske aktører, der er interesserede i dette udbud, opfordres til at tilmelde sig udbuddet på adressen i afsnit I.3) for at blive underrettet, når nye oplysninger eller dokumenter offentliggøres.

Informazioni complementari
Corpo di revisione
Nome: Retten
Indirizzo postale: Rue du Fort Niedergrünewald
Città postale: Luxembourg
Codice postale: L-2925
Paese: Lussemburgo 🇱🇺
Telefono: +352 4303-1 📞
E-mail: generalcourt.registry@curia.europa.eu 📧
Fax: +352 4303-2100 📠
Indirizzo Internet: http://curia.europa.eu 🌏
Fonte: OJS 2022/S 060-153615 (2022-03-18)

Informazioni complementari (2022-04-05)
Oggetto
Metadati dell'avviso
Tipo di documento: Informazioni complementari

Riferimento
Date
Data di invio: 2022-04-05 📅
Termine di presentazione: 2022-05-18 📅
Data di pubblicazione: 2022-04-08 📅
Identificatori
Numero dell'avviso: 2022/S 070-181895
Si riferisce all'avviso: 2022/S 060-153615
Numero GU-S: 70
Informazioni aggiuntive

Udbudsspecifikationerne er blevet opdateret med registrerede ændringer under følgende punkter: 1) 2.4 Udvælgelseskriterier — B) faglig og teknisk faglig kapacitet — Punkt 2.4.B udgår. — 3. Teknisk kapacitet: overordnet set på organisatorisk niveau; krav a) er blevet ændret 2) Tildelingskriterier for kvalitet: Teamorganisering og tilgang til forretningspartnerskab; punktet er blevet opdateret 3) På side 31 er linket til forhåndsmeddelelsen blevet tilføjet til udbud OC/EFSA/MESE/2022/01 4) Bilag 5 — beskrivelse af det tekniske bud: Testcasen er blevet opdateret med en ny version med registrerede ændringer; se venligst version n.2, som erstatter den oprindelige version.

Fonte: OJS 2022/S 070-181895 (2022-04-05)

Informazioni complementari (2022-05-03)
Riferimento
Date
Data di invio: 2022-05-03 📅
Data di pubblicazione: 2022-05-06 📅
Identificatori
Numero dell'avviso: 2022/S 089-238458
Numero GU-S: 89
Fonte: OJS 2022/S 089-238458 (2022-05-03)

Avviso di aggiudicazione (2022-08-11)
Oggetto
Ambito di applicazione dell'appalto
Valore totale dell'appalto: 5 000 000 EUR 💰
Metadati dell'avviso
Tipo di documento: Avviso di aggiudicazione

Procedura
Tipo di offerta: Non applicabile

Riferimento
Date
Data di invio: 2022-08-11 📅
Data di pubblicazione: 2022-08-18 📅
Identificatori
Numero dell'avviso: 2022/S 158-451558
Numero GU-S: 158

Procedura
Criteri di assegnazione
Criterio di qualità (nome): 1. Teamorganisering og tilgang til forretningspartnerskab / 2. Kvalitetssikring og miljømæssig bæredygtighed / 3. Kvalitativ analyse af en testsag
Criterio di qualità (ponderazione): 60
Prezzo (ponderazione): 40

Aggiudicazione del contratto
Data di conclusione del contratto: 2022-08-10 📅
Nome: Pomilio Blumm SRL
Città postale: Pescara
Paese: Italia 🇮🇹
Pescara 🏙️
Valore totale dell'appalto: 5 000 000 EUR 💰
Nome: Propager
Città postale: Paris
Paese: Francia 🇫🇷
Paris 🏙️
Nome: News Travel
Cecoforma SA
Città postale: Liège
Paese: Belgio 🇧🇪
Arr. Liège 🏙️
Informazioni sulle gare d'appalto
Numero di offerte ricevute: 3
Fonte: OJS 2022/S 158-451558 (2022-08-11)

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