Logistics and events organisation for the EU at the World Expo 2015

European Commission, Joint Research Centre, Directorate A 'Policy support coordination', Task force Expo 2015

The purpose of this procurement is to identify a contractor that will deal with several logistic needs associated to the EU participation at the Universal Exposition 2015 in Milan. In particular, the contractor will follow: events organisation (such as fully equipped conference room reservation, translation service, hostess service, reception service, coffee break, etc.), hotel reservation and purchase of accommodation, travel tickets, transfers, catering, clerical assistance, VIP service.
The contractor will have to provide hotel booking/accommodation, transfer to and from the main airports to the Expo area and chosen hotels, Expo entry tickets, lunch tickets, and VIP management. Furthermore, he shall organise events at the EU Pavilion at the Expo and in other venues at the Expo site or in Milan (scientific and policy seminar, communication events), including catering services.

Scadenza

Il termine per la ricezione delle offerte era 2014-09-05. L'appalto è stato pubblicato su 2014-08-11.

Fornitori

I seguenti fornitori sono menzionati nelle decisioni di aggiudicazione o in altri documenti di appalto:

• Pomilio Blumm S.R.L.

Chi?

• European Commission, Joint Research Centre, Directorate A 'Policy support coordination', Task force Expo 2015

Cosa?

Dove?

• Nord-Ovest › Lombardia

Storia dell'approvvigionamento

Data	Documento
2014-08-11	Avviso di gara
2015-03-09	Avviso di aggiudicazione

Avviso di gara (2014-08-11)
Oggetto
Ambito di applicazione dell'appalto
Titolo: Organizzazione di eventi e logistica per l'UE all'Esposizione Universale 2015 (Expo)
Quantità o entità:

Rammekontrakten indgås for en periode på 18 måneder, og den skal vedrøre tilrettelæggelsen af foreløbigt anslåede 75 arrangementer/konferencer under hele Verdensudstillingen (1.5.2015-31.10.2015) og køb af foreløbigt anslåede 20 000 adgangsbilletter til udstillingen. De enkelte arrangementer/konferencer anslås til at få deltagelse af ca. 200 personer. Nærmere oplysninger om de ønskede tjenesteydelser vil fremgå af udbudsmaterialet (til rådighed i anden fase af det begrænsede udbud).

Metadati dell'avviso
Lingua originale: inglese 🗣️
Tipo di documento: Avviso di gara
Natura del contratto: Servizi
Regolamento: Istituzione/agenzia europea o organizzazione internazionale
Vocabolario comune per gli appalti (CPV)
Codice: Servizi di organizzazione di eventi 📦

Procedura
Tipo di procedura: Procedura ristretta accelerata
Tipo di offerta: Presentazione di un'offerta per tutti i lotti
Criteri di assegnazione
Offerta economicamente più vantaggiosa

Amministrazione aggiudicatrice
Identità
Paese: Italia 🇮🇹
Tipo di amministrazione aggiudicatrice: Istituzione/agenzia europea o organizzazione internazionale
Nome dell'amministrazione aggiudicatrice: Europa-Kommissionen, Det Fælles Forskningscenter, Direktorat A »Koordinering af politikstøtte«, Taskforce Expo 2015
Indirizzo postale: TP 582, via Enrico Fermi 2749
Codice postale: 21027
Città postale: Ispra VA
Contatto
Indirizzo Internet: http://ec.europa.eu/index_en.htm 🌏
E-mail: jrc-a6-procurement@ec.europa.eu 📧

Riferimento
Date
Data di invio: 2014-08-11 📅
Termine di presentazione: 2014-09-05 📅
Data di pubblicazione: 2014-08-16 📅
Identificatori
Numero dell'avviso: 2014/S 156-279500
Numero GU-S: 156
Informazioni aggiuntive

a) Ansøgningsmaterialet kan downloades direkte fra den ordregivende myndigheds websted: http://web.jrc.ec.europa.eu/callsfortender/ ved at klikke på linket for dette udbud JRC/BRU/2014/A/0008/RC. Adgang til dokumentet er gratis og åben i denne fase af proceduren. Adgangen til udbudsmaterialet vil derefter kun være tilgængeligt for prækvalificerede ansøgere. Bemærk venligst, at supplerende oplysninger (f.eks. besvarelser fra Kommissionen på modtagne spørgsmål) kun vil være tilgængelige på dette websted, der vil blive ajourført løbende. Det er tilbudsgiverens ansvar regelmæssigt at konsultere webstedet i løbet af udbudsproceduren for alle yderligere oplysninger og opdateringer vedrørende denne udbudsprocedure. Europa-Kommissionen sender en skriftlig meddelelse til hver ansøger vedrørende resultatet af vedkommendes ansøgning. b) I henhold til artikel 134, stk. 3, i Kommissionens forordning (EU) nr. 1268/2012 af 29.10.2012 om gennemførelsesbestemmelser til Europa-Parlamentets og Rådets forordning (EU, Euratom) nr. 966/2012 om de finansielle regler vedrørende Unionens almindelige budget, forbeholder Kommissionen sig ret til at anvende et udbud efter forhandling med den økonomiske operatør, der vælges til denne kontrakt, i de tilfælde, der er anført i artikel 134, stk. 1, litra f), i forordningen.

Oggetto
Ambito di applicazione dell'appalto
Valore stimato al netto dell'IVA: 4 000 000 💰
6 000 000 💰
Breve descrizione:

Formålet med dette udbud er at finde en kontrahent, der kan dække diverse logistiske behov i forbindelse med EU's deltagelse i Verdensudstillingen 2015 i Milano. Kontrahenten skal navnlig følge: tilrettelæggelsen af arrangementer (såsom bestilling af fuldt udstyret konferencelokale, oversættelsestjeneste, værtindetjeneste, receptionstjeneste, kaffepauser mv.), hotelreservationer og betaling af indkvartering, fly- og togbilletter, kørsel, catering, sekretærbistand, VIP-service.

Kontrahenten skal sørge for bestilling af hotelværelser/indkvartering, kørsel til og fra de største lufthavne til udstillingsområdet og de valgte hoteller, adgangsbilletter til udstillingen, frokostkuponer og VIP-styring. Derudover skal vedkommende tilrettelægge arrangementer i EU's pavillon til udstillingen og andre steder på udstillingsområdet eller i Milano (videnskabs- og politikseminar, formidlingsarrangementer), inklusive catering.

Durata: 18 mesi
Numero di riferimento: JRC/BRU/2014/A/0008/RC.
Luogo di esecuzione
Sede principale o luogo di esecuzione: I og omkring Milano.

Informazioni legali, economiche, finanziarie e tecniche
Condizioni di partecipazione
Abilitazione all'esercizio dell'attività professionale:

A) Tilbudsgiverne bør bemærke, at økonomiske aktører i overensstemmelse med artikel 106 og 107 i finansforordning (EU, Euratom) nr. 966/2012, der p.t. er gældende, vil blive udelukket fra deltagelse i denne udbudsprocedure, hvis de er i nogen af de situationer, der er indeholdt deri. Tilbudsgivere skal indgive en højtidelig erklæring om, at de ikke befinder sig i nogen af disse situationer (højtidelig erklæring vedrørende udelukkelseskriterierne til rådighed på den ordregivende myndigheds websted http://web.jrc.ec.europa.eu/callsfortender).

Før underskrivelsen af en kontrakt vil den ordregivende myndighed kræve, at den valgte tilbudsgiver indgiver skriftlig dokumentation, der godtgør ægtheden af disse erklæringer.

B) Tilbudsgiveren skal fremlægge bevis for, at vedkommende har været optaget i erhvervsregisteret i de seneste 3 år, i form af en attest, der godtgør, at vedkommende har udført en aktivitet, der er af relevans for den i dette udbud, i overensstemmelse med betingelserne, der gælder i den stat, hvor tilbudsgiveren er bosiddende. Tilbudsgiveren skal fremlægge en original attest eller en ægte kopi udstedt af en offentlig tjenestemand. Selvattestering accepteres ikke.

C) Tilbudsgiveren skal indgive en højtidelig erklæring, hvoraf det fremgår, at vedkommende kender og forpligter sig til at overholde reglerne for gennemsigtighed, der er udførligt beskrevet på udstillingens websted (http://www.expo2015.org/en/transparency/legal-notes). Desuden vil den valgte tilbudsgiver på tidspunktet for underskrivelse af kontrakten kunne blive anmodet om specifikt at underskrive disse dokumenter med henblik på godkendelse.

Posizione economica e finanziaria:

Tilbudsgiveren skal:

a) fremlægge egnede bankreferencer udstedt af mindst 1 bank, der godtgør økonomisk og finansiel stabilitet

b) fremlægge regnskaber for 2013, 2012, 2011, hvis offentliggørelse af regnskaber er pligtig i henhold til lovgivningen i det land, hvor tilbudsgiveren er etableret, eller en egnet erklæring, hvis offentliggørelse af regnskaber ikke er lovpligtig

c) vedlægge en opgørelse over den samlede omsætning og omsætningen, der vedrører tjenesteydelser af samme art som dem i dette udbud, udført i løbet af de seneste 3 regnskabsår, der fremgår af punkt III.2.2, litra b).

Livello(i) minimo(i) di standard:

b) Hvad angår punkt III.2.2, litra b), må mindst 2 af regnskaberne ikke udvise økonomiske tab.

c) Hvad angår punkt III.2.2, litra c), må den gennemsnitlige årlige omsætning, der kræves, ikke være under 10 000 000 EUR.

Capacità tecnica e professionale:

Tilbudsgiverne skal fremlægge:

a) cv'er for tjenesteyder eller arrangementskoordinator eller ansvarlige ledende medarbejdere, der viser erfaring med tilrettelæggelse af lignende arrangementer, helst for internationale eller statslige myndigheder på højt niveau, der kan sammenlignes med EU

b) en liste over de personer (ud over dem, der fremgår af punkt III.2.3, litra a)), der får ansvaret for udførelsen af tjenesteydelserne, der fremgår af nærværende udbud, inklusive de pågældendes cv'er, der skal dokumentere erfaringen med de tjenesteydelser, der ønskes i forbindelse med dette udbud

c) en liste med de vigtigste tjenesteydelser udført i 2013, 2012, 2011 i forbindelse med internationale arrangementer, der ligner dem i dette udbud. Listen skal indeholde en kort beskrivelse, budget, datoer og kunder, offentlige eller private og vedlægges mindst 2 attester for hvert år på tilfredsstillende udførelse af tjenesteydelsen, der er udstedt af modtagerne (original eller en bekræftet kopi af originalen med underskrift af tilbudsgiverens juridiske repræsentant)

d) dokumentation for besiddelse af ISO 9001:2008-certificering eller tilsvarende. Hvis sådan dokumentation ikke findes, skal tilbudsgiveren fremlægge dokumentation for anvendt kvalitetssystem.

Livello(i) minimo(i) di standard:

b) Med hensyn til punkt III.2.3, litra a) og b), skal tilbudsgiveren erklære, at han råder over mindst 12 personer med relevant erfaring til udførelsen af nærværende kontrakt.

c) Hvad angår punkt III.2.3, litra c), skal listen vise, at tilbudsgiveren i de år, der kræves, har udført tjenesteydelser lig dem, der fremgår af nærværende udbud, i forbindelse med mindst 1 stort arrangement med deltagelse af over 250 personer.

Esecuzione dell'appalto
Depositi e garanzie richiesti:

Som anført i udbudsmaterialet, der vil være til de prækvalificerede ansøgeres rådighed i anden fase af udbudsproceduren.

Principali condizioni di finanziamento e modalità di pagamento e/o riferimento alle disposizioni pertinenti che le regolano:

Som anført i udbudsmaterialet, der vil være til de prækvalificerede ansøgeres rådighed i anden fase af udbudsproceduren.

Forma giuridica che dovrà assumere il raggruppamento di operatori economici a cui verrà aggiudicato l'appalto:

1) Bud kan indsendes af sammenslutninger af økonomiske aktører, og de vil ikke blive pålagt at antage en særlig juridisk form, inden kontrakten tildeles. Men en sammenslutning af økonomiske operatører skal udpege en enkelt repræsentant, der skal være behørigt bemyndiget til at afgive bud for og på vegne af sammenslutningens øvrige medlemmer.

2) Hvis en sammenslutning tildeles kontrakten, skal repræsentanten ligeledes være ansvarlig for modtagelse og bearbejdning af betalinger på vegne af sammenslutningens deltagere samt for administrativ forvaltning af tjenesten og for koordinering samt sikkerhed. Vedkommende skal endvidere være bemyndiget til juridisk repræsentation.

3) Alle deltagere i sammenslutningen skal være parter i kontrakten og hæfte solidarisk for udførelsen af den i forhold til den ordregivende myndighed i såvel udbudsfasen som under udførelsen af kontrakten, hvis den tildeles sammenslutningen.

4) Hvis et bud er afgivet af en sammenslutning:

a) Dokumenter og oplysninger nævnt i punkt III.2.1, III.2.2, litra a) og III.2.2, litra b), i udbudsbekendtgørelsen skal fremlægges af hver deltager.

b) Kriterierne i punkt III.2.2, litra c), og punkt III.2.3 skal ses samlet og kan opfyldes ved at sammenlægge ressourcerne for samtlige deltagere i sammenslutningen.

c) Kriterierne i punkt III.2.3, litra d), skal opfyldes af mindst 1 deltager i sammenslutningen, der skal sørge for, på grundlag af en erklæring, at alle andre deltagere i sammenslutningen opfylder de samme eller tilsvarende kvalitetsstandarder.

Altre condizioni particolari:

En økonomisk aktør kan gøre andre enheders kapacitet gældende, uanset den juridiske art af aktørens forbindelse med disse enheder. I dette tilfælde skal det godtgøres over for den ordregivende myndighed, at kontrahenten vil have alle nødvendige ressourcer til rådighed for udførelse af kontrakten, for eksempel ved fremlæggelse af en erklæring fra disse enheder om at stille de nødvendige ressourcer til rådighed for den økonomiske aktør. Hvis en økonomisk aktør gør brug af andre enheder og efterfølgende tildeles kontrakten, kan den ordregivende myndighed kræve, at disse andre enheder også underskriver kontrakten og således hæfter solidarisk med den primære tilbudsgiver. Alle enheder, som den økonomiske aktør gør brug af, skal indgive de dokumenter, der anmodes om i punkt III.2.1 nedenfor.

Procedura
Durata dell’accordo quadro in mesi: 18
Motivazione della procedura accelerata:

Udbuddet kunne ikke lanceres tidligere, da Kommissionens forskellige tjenestegrene først for nylig har fastlagt planlægningen af arrangementerne. Baseret på den foreløbige planlægning (75 arrangementer, hvert med deltagelse af ca. 200 personer) vil den ordregivende myndighed have behov for et betydeligt antal hotelværelser til indkvartering samt konferencelokaler til disse arrangementer. Derfor er hasteproceduren begrundet af behovet for at sikre, at den relevante infrastruktur er til rådighed for arrangementerne, taget i betragtning, at udbuddet af hotelværelser i og omkring Milano synes utilstrækkeligt i forhold til den forventede efterspørgsel i udstillingsperioden.

Amministrazione aggiudicatrice
Contatto
Referente: Valentina Menegon
Paese: Lussemburgo 🇱🇺
E-mail: generalcourt.registry@curia.europa.eu 📧

Riferimento
Identificatori
Numero di riferimento attribuito dall’amministrazione aggiudicatrice: JRC/BRU/2014/A/0008/RC.
Informazioni aggiuntive

b) I henhold til artikel 134, stk. 3, i Kommissionens forordning (EU) nr. 1268/2012 af 29.10.2012 om gennemførelsesbestemmelser til Europa-Parlamentets og Rådets forordning (EU, Euratom) nr. 966/2012 om de finansielle regler vedrørende Unionens almindelige budget, forbeholder Kommissionen sig ret til at anvende et udbud efter forhandling med den økonomiske operatør, der vælges til denne kontrakt, i de tilfælde, der er anført i artikel 134, stk. 1, litra f), i forordningen.

Informazioni complementari
Corpo di revisione
Nome: Den Europæiske Unions Ret
Indirizzo postale: rue du Fort Niedergrünewald
Città postale: Luxembourg
Codice postale: 2925
Paese: Lussemburgo 🇱🇺
E-mail: generalcourt.registry@curia.europa.eu 📧
Telefono: +352 4303-1 📞
Indirizzo Internet: http://curia.europa.eu 🌏
Fax: +352 4303-2100 📠
Informazioni sui termini di presentazione di ricorso:

senest 2 måneder efter underrettelsen af klageren eller, i tilfælde af udeblivelse deraf, efter den dag, sagen er taget til efterretning. En klage til Den Europæiske Ombudsmand bevirker ikke, at denne periode afbrydes, eller at der påbegyndes en ny periode for indgivelse af klager.

Servizio presso il quale è possibile ottenere informazioni sulla procedura di riesame
Uguale a: Corpo di revisione
Fonte: OJS 2014/S 156-279500 (2014-08-11)

Avviso di aggiudicazione (2015-03-09)
Oggetto
Ambito di applicazione dell'appalto
Valore totale dell'appalto: 6 000 000 💰
Metadati dell'avviso
Tipo di documento: Avviso di aggiudicazione

Procedura
Tipo di offerta: Non applicabile

Amministrazione aggiudicatrice
Identità
Indirizzo postale: via Enrico Fermi 2749

Riferimento
Date
Data di invio: 2015-03-09 📅
Data di pubblicazione: 2015-03-19 📅
Identificatori
Numero dell'avviso: 2015/S 055-095518
Si riferisce all'avviso: 2014/S 156-279500
Numero GU-S: 55
Informazioni aggiuntive

I henhold til artikel 134, stk. 3, i Kommissionens delegerede forordning (EU) nr. 1268/2012 af 29.10.2012 om gennemførelsesbestemmelser til Europa-Parlamentets og Rådets forordning (EU, Euratom) nr. 966/2012 om de finansielle regler vedrørende Unionens almindelige budget, forbeholder Kommissionen sig ret til at anvende et udbud efter forhandling med den økonomiske aktør, der vælges til denne kontrakt, i de tilfælde, der er anført i artikel 134, stk. 1, litra f), i forordningen.

Procedura
Criteri di assegnazione
Criterio: 1. Pris (50)
2. Kvalitet (50)

Aggiudicazione del contratto
Data di conclusione del contratto: 2015-01-14 📅
Nome: Pomilio Blumm S.R.L.
Indirizzo postale: via Venezia 4
Città postale: Pescara PE
Codice postale: 65121
Paese: Italia 🇮🇹
Informazioni sulle gare d'appalto
Numero di offerte ricevute: 11

Informazioni complementari
Corpo di revisione
Nome: Retten
Informazioni sui termini di presentazione di ricorso:

Hvis De mener, at der var fejl og forsømmelser, kan De indgive en klage til Den Europæiske Ombudsmand i 2 år efter, De har fået kendskab til de forhold, som klagen vedrører (se http://www.ombudsman.europa.eu). En klage bevirker ikke, at perioden for indgivelse af en klage afbrydes, eller at der påbegyndes en ny periode for indgivelse af klage.

Senest 2 måneder efter underrettelsen om tildeling kan De indgive klage til det organ, der er omhandlet i punkt VI.3.1.

Fonte: OJS 2015/S 055-095518 (2015-03-09)

Nuovi appalti in categorie correlate 🆕

Servizi per le imprese: servizi giuridici, di marketing, di consulenza, di reclutamento, di stampa e di sicurezza (>20 nuovi appalti)

Servizi commerciali vari ed altri servizi (>20)

Servizi di organizzazione di mostre, fiere e congressi (11)

Servizi di organizzazione di eventi (10)

Servizi di organizzazione di eventi culturali