SERVIZIO DI ORGANIZZAZIONE EVENTI IN OCCASIONE DELLA V CONFERENZA MINISTERIALE SULL’INVECCHIAMENTO IN COLLABORAZIONE CON LA COMMISSIONE ECONOMICA PER L’EUROPA DELLE NAZIONI UNITE (UNECE)

Presidenza del Consiglio dei Ministri - Dipartimento per le politiche della famiglia - Via Quattro Novembre, 144, 00187 Roma RM

Servizio di organizzazione eventi in occasione della V CONFERENZA MINISTERIALE SULL’INVECCHIAMENTO IN COLLABORAZIONE CON LA COMMISSIONE ECONOMICA PER L’EUROPA DELLE NAZIONI UNITE . In particolare, l'Operatore a cui verrà affidato il servizio, dovrà procedere a garantire il supporto all’Amministrazione per la realizzazione dell’evento sopra indicato organizzato dal Dipartimento e che si terrà dal 15 al 17 giugno 2022 a Roma. All’evento parteciperanno circa 400 ospiti.

Scadenza

Il termine per la ricezione delle offerte era 2022-02-21. L'appalto è stato pubblicato su 2022-02-10.

Fornitori

I seguenti fornitori sono menzionati nelle decisioni di aggiudicazione o in altri documenti di appalto:

• PIRENE

Chi?

• Presidenza del Consiglio dei Ministri - Dipartimento per le politiche della famiglia - Via Quattro Novembre, 144, 00187 Roma RM

Cosa?

• Servizi di organizzazione di mostre, fiere e congressi › Servizi di organizzazione di eventi

Dove?

• Lazio › Roma

Storia dell'approvvigionamento

Data	Documento
2022-02-10	Avviso di gara
2022-04-26	Avviso di aggiudicazione

Avviso di gara (2022-02-10)
Oggetto
Ambito di applicazione dell'appalto
Titolo: Servizi di organizzazione di eventi
Breve descrizione:

Metadati dell'avviso
Lingua originale: italiano 🗣️
Tipo di documento: Avviso di gara
Natura del contratto: Servizi
Regolamento: Unione Europea
Vocabolario comune per gli appalti (CPV)
Codice: Servizi di organizzazione di eventi 📦
Luogo di esecuzione
Regione NUTS: Roma 🏙️

Procedura
Tipo di procedura: Procedura aperta
Tipo di offerta: Presentazione di un'offerta per tutti i lotti
Criteri di assegnazione
Non applicabile

Amministrazione aggiudicatrice
Identità
Paese: Italia 🇮🇹
Tipo di amministrazione aggiudicatrice: Ministero o qualsiasi altra autorità nazionale o federale
Nome dell'amministrazione aggiudicatrice: Presidenza del Consiglio dei Ministri - Dipartimento per le politiche della famiglia - Via Quattro Novembre, 144, 00187 Roma RM
Codice postale: 00187
Città postale: Roma
Contatto
Indirizzo Internet: https://famiglia.governo.it/it/ 🌏
E-mail: t.zannini@governo.it 📧
URL dei documenti: https://famiglia.governo.it/it/ 🌏
URL per la partecipazione: https://famiglia.governo.it/it/ 🌏

Riferimento
Date
Data di invio: 2022-02-10 📅
Termine di presentazione: 2022-02-21 📅
Data di pubblicazione: 2022-02-15 📅
Identificatori
Numero dell'avviso: 2022/S 032-082985
Numero GU-S: 32

Oggetto
Ambito di applicazione dell'appalto
Valore totale stimato: 450 000 EUR 💰
Breve descrizione:

Con la presente procedura il Dipartimento intende acquisire un servizio di organizzazione eventi in occasione della V Conferenza Ministeriale sull’invecchiamento in collaborazione con la Commissione Economica per l’Europa delle Nazioni Unite (UNECE) che avrà luogo dal 15 al 17 giugno 2022. Complessivamente, alla Conferenza parteciperanno circa 400 persone provenienti da tutti i Paesi membri di UNECE, i rappresentanti di alto livello di UNECE e di eventuali altre agenzie delle Nazioni Unite, nonché Ministri e Vice-Ministri dell’area UNECE responsabili delle competenze relative ai diritti delle persone anziane, altri rappresentanti governativi, rappresentanze parlamentari, delle autorità locali, ONG, reti di professionisti, istituzioni indipendenti sui diritti umani, i media, il settore privato e le organizzazioni internazionali.

In particolare, l'Operatore a cui verrà affidato il servizio (di seguito anche aggiudicatario), dovrà procedere a garantire il supporto all’Amministrazione per la realizzazione dell’evento sopra indicato.

Nello specifico l’aggiudicatario dovrà garantire obbligatoriamente tutti i seguenti servizi:

(A) la copertura dei costi (viaggio e alloggio) relativi alla partecipazione di 210 persone;

(B) l’organizzazione delle prenotazioni del/degli hotel e del luogo della Conferenza e della relativa negoziazione dei costi degli stessi, in linea con le esigenze della Amministrazione descritte in seguito;

(C) l’affitto dei locali per la Conferenza e delle relative attrezzature audio/video, compresa la possibilità di svolgere la Conferenza da remoto per i partecipanti che non potranno raggiungere fisicamente il luogo dell’evento;

(D) i relativi servizi catering;

(E) la fornitura dell’attrezzatura per l’interpretariato in simultanea e dei relativi tecnici per 3 delle lingue ufficiali delle Nazioni Unite, nonché per l’interpretariato da/per l’italiano, per l’intera durata della Conferenza;

(F) il reclutamento, la formazione e il coordinamento di 8-12 hostess (che parlino correntemente inglese e/o francese e/o russo) e che si occupino del desk presente in aeroporto, del desk di registrazione, dell’assistenza tecnica;

(G) la fornitura di transfer (aeroporto – hotel – aeroporto) per 265 persone, con auto di rappresentanza per i partecipanti VIP (massimo 55 persone) e van/bus per i restanti partecipanti;

(H) la predisposizione della segnaletica in inglese per le varie sale riunioni, l’area del coffee break e ristorante, i servizi igienici;

(I) la creazione di un sito web dedicato alla registrazione dei partecipanti e contenente le informazioni relative alla Conferenza;

(J) elaborazione del logo e della linea grafica dell’evento in collaborazione con il Dipartimento e il Segretariato UNECE;

(K) la stampa dei badge in linea con la suddetta identità visiva, sulla base delle informazioni fornite dai partecipanti registrati, la fornitura e preparazione delle custodie per i badge e i laccetti da posizionare in un ordine adatto a facilitare le registrazioni;

(L) la predisposizione, stampa, e piazzamento dei cavalieri per gli oratori in base alle indicazioni fornite dalla Amministrazione e la fornitura delle decorazioni nelle sale richieste;

(M) la garanzia di tariffe di alloggio giornaliere fisse per non meno di ulteriori 150 camere di albergo per i partecipanti i cui costi saranno sostenuti da loro stessi, presso i medesimi alberghi che verranno prenotati per i partecipanti indicati dall’Amministrazione. Tali tariffe non dovranno essere superiori a € 110 per singolo alloggio, sia per i partecipanti indicati dall’Amministrazione che per quelli privati;

(N) Prevedere la disponibilità e la conseguente liquidazione dell’importo complessivo di massimo euro 15.000,00, quale diaria per la partecipazione alla conferenza, in favore dei funzionari UNECE.

Valore stimato al netto dell'IVA: 450 000 EUR 💰
Durata: 60 giorni

Informazioni legali, economiche, finanziarie e tecniche
Condizioni di partecipazione
Elenco e breve descrizione di regole e criteri:

L'intera procedura sarà gestita per il tramite del portale MEPA Acquistiinrete www.acquisitinrete.it ove saranno disponibili i documenti di gara in apposita RDO Aperta individuabile al n. 2955674.

Condizioni di partecipazione:

Possono presentare la propria Offerta, gli operatori economici, di cui all’articolo 45, comma 2, del D.Lgs n. 50/2016, presenti nel Sistema MePA nella categoria “Servizi di organizzazione eventi”. in possesso dei requisiti di cui all'art. 80 del decreto legislativo n. 50/2016, dell'idoneità' professionale, della capacità economico finanziaria e tecnico professionale di cui all'art. 83 del decreto legislativo n. 50/2016 come definiti al punto 8 del CAPITOLATO SPECIALE / DISCIPLINARE reperibile sul portale MEPA-Acquistiinrete alla RDO n. 2955674.

Procedura
Base giuridica: 32014L0024
Ora di ricezione delle offerte: 20:00
Lingue in cui possono essere presentate le offerte o le domande di partecipazione: italiano 🗣️

Amministrazione aggiudicatrice
Contatto
Referente: Tiziana zannini

Informazioni complementari
Corpo di revisione
Nome: TAR Roma
Città postale: Roma
Paese: Italia 🇮🇹
Informazioni sui termini di presentazione di ricorso:

Eventuali controversie che dovessero insorgere con l’Amministrazione aggiudicatrice saranno demandate al giudice ordinario. Il Foro competente è quello di Roma.

Organismo responsabile delle procedure di mediazione
Nome: Tar
Fonte: OJS 2022/S 032-082985 (2022-02-10)

Avviso di aggiudicazione (2022-04-26)
Oggetto
Ambito di applicazione dell'appalto
Valore totale dell'appalto: 368 300 EUR 💰
Metadati dell'avviso
Tipo di documento: Avviso di aggiudicazione

Procedura
Tipo di offerta: Non applicabile

Riferimento
Date
Data di invio: 2022-04-26 📅
Data di pubblicazione: 2022-04-29 📅
Identificatori
Numero dell'avviso: 2022/S 084-227830
Si riferisce all'avviso: 2022/S 032-082985
Numero GU-S: 84

Aggiudicazione del contratto
Data di conclusione del contratto: 2022-03-30 📅
Nome: Pirene
Città postale: Roma
Paese: Italia 🇮🇹
Roma 🏙️
Indirizzo Internet: https://pirene.it/ 🌏
Valore totale dell'appalto: 368 300 EUR 💰
Informazioni sulle gare d'appalto
Numero di offerte ricevute: 8
Fonte: OJS 2022/S 084-227830 (2022-04-26)

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