Descrizione dell'appalto
Con la presente procedura il Dipartimento intende acquisire un servizio di organizzazione eventi in occasione della V Conferenza Ministeriale sull’invecchiamento in collaborazione con la Commissione Economica per l’Europa delle Nazioni Unite (UNECE) che avrà luogo dal 15 al 17 giugno 2022. Complessivamente, alla Conferenza parteciperanno circa 400 persone provenienti da tutti i Paesi membri di UNECE, i rappresentanti di alto livello di UNECE e di eventuali altre agenzie delle Nazioni Unite, nonché Ministri e Vice-Ministri dell’area UNECE responsabili delle competenze relative ai diritti delle persone anziane, altri rappresentanti governativi, rappresentanze parlamentari, delle autorità locali, ONG, reti di professionisti, istituzioni indipendenti sui diritti umani, i media, il settore privato e le organizzazioni internazionali.
In particolare, l'Operatore a cui verrà affidato il servizio (di seguito anche aggiudicatario), dovrà procedere a garantire il supporto all’Amministrazione per la realizzazione dell’evento sopra indicato.
Nello specifico l’aggiudicatario dovrà garantire obbligatoriamente tutti i seguenti servizi:
(A) la copertura dei costi (viaggio e alloggio) relativi alla partecipazione di 210 persone;
(B) l’organizzazione delle prenotazioni del/degli hotel e del luogo della Conferenza e della relativa negoziazione dei costi degli stessi, in linea con le esigenze della Amministrazione descritte in seguito;
(C) l’affitto dei locali per la Conferenza e delle relative attrezzature audio/video, compresa la possibilità di svolgere la Conferenza da remoto per i partecipanti che non potranno raggiungere fisicamente il luogo dell’evento;
(D) i relativi servizi catering;
(E) la fornitura dell’attrezzatura per l’interpretariato in simultanea e dei relativi tecnici per 3 delle lingue ufficiali delle Nazioni Unite, nonché per l’interpretariato da/per l’italiano, per l’intera durata della Conferenza;
(F) il reclutamento, la formazione e il coordinamento di 8-12 hostess (che parlino correntemente inglese e/o francese e/o russo) e che si occupino del desk presente in aeroporto, del desk di registrazione, dell’assistenza tecnica;
(G) la fornitura di transfer (aeroporto – hotel – aeroporto) per 265 persone, con auto di rappresentanza per i partecipanti VIP (massimo 55 persone) e van/bus per i restanti partecipanti;
(H) la predisposizione della segnaletica in inglese per le varie sale riunioni, l’area del coffee break e ristorante, i servizi igienici;
(I) la creazione di un sito web dedicato alla registrazione dei partecipanti e contenente le informazioni relative alla Conferenza;
(J) elaborazione del logo e della linea grafica dell’evento in collaborazione con il Dipartimento e il Segretariato UNECE;
(K) la stampa dei badge in linea con la suddetta identità visiva, sulla base delle informazioni fornite dai partecipanti registrati, la fornitura e preparazione delle custodie per i badge e i laccetti da posizionare in un ordine adatto a facilitare le registrazioni;
(L) la predisposizione, stampa, e piazzamento dei cavalieri per gli oratori in base alle indicazioni fornite dalla Amministrazione e la fornitura delle decorazioni nelle sale richieste;
(M) la garanzia di tariffe di alloggio giornaliere fisse per non meno di ulteriori 150 camere di albergo per i partecipanti i cui costi saranno sostenuti da loro stessi, presso i medesimi alberghi che verranno prenotati per i partecipanti indicati dall’Amministrazione. Tali tariffe non dovranno essere superiori a € 110 per singolo alloggio, sia per i partecipanti indicati dall’Amministrazione che per quelli privati;
(N) Prevedere la disponibilità e la conseguente liquidazione dell’importo complessivo di massimo euro 15.000,00, quale diaria per la partecipazione alla conferenza, in favore dei funzionari UNECE.