Servizio di gestione documentale

Breve descrizione

Il servizio prevede:

gestione documentale della corrispondenza cartacea/telematica e dei bollettini di versamento per canoni Speciali e di una quota residua dei bollettini per i canoni ordinari;

archiviazione digitale della corrispondenza (cartacea e telematica) e dei bollettini di versamento per canoni Speciali e di una quota residua dei bollettini per i canoni ordinari;

archiviazione digitale dei documenti dell'attività Agenti RAI;

attività correlate ai servizi sopra descritti al fine di garantire il completo svolgimento del processo;

dematerializzazione delle fatture passive cartacee inviate dai fornitori;

raccolta delle immagini delle fatture passive pervenute già in forma digitale (da e-mail, upload, ecc.);

acquisizione dei metadati relativi a ogni fattura, necessari per l'alimentazione del sistema di gestione documentale integrato con l'ERP SAP e per la digitalizzazione del processo di gestione della fattura;

custodia temporanea della documentazione cartacea acquisita digitalmente, fino a che non sia stato eseguito l'invio in conservazione sostitutiva da parte di RAI.

L'importo massimo complessivo dell'appalto, che costituisce base d'asta, è stato stimato dalla Direzione richiedente in Euro 9.548.949,00, I.V.A. esclusa, di cui Euro 100,00 per gli oneri della sicurezza per rischi da interferenza non soggetti a ribasso; ai sensi dell'art. 23, comma 16, del Codice, l'importo posto a base di gara comprende i costi della manodopera che la stazione appaltante ha stimato in percentuale pari al 69,30%.

In considerazione della natura dell'Accordo Quadro, tutte le quantità indicate nella documentazione di gara sono meramente indicative. Il valore stimato rappresenta l'importo massimo del relativo Accordo Quadro e non è soggetto a ribasso; tale importo non è in alcun modo impegnativo né vincolante per Rai. Gli effettivi importi delle prestazioni da eseguire saranno determinati in sede di stipula dei contratti attuativi.

Informazioni aggiuntive

Determinazione di contrarre n. 78/2022 del 07/06/2022. Il Responsabile del Procedimento, ai sensi e per gli effetti dell'articolo 31 del d.lgs. 50/2016, è Fabrizio Alù. La presente procedura è interamente svolta tramite il sistema informatico per le procedure telematiche di acquisto (di seguito Piattaforma) accessibile all'indirizzo https://piattaformaacquisti.rai.it/PortaleAppalti. Tramite il sito si accede alla procedura nonché alla documentazione di gara, posta all'interno dell'area di dettaglio relativa alla Procedura.

Informazioni e chiarimenti possono essere richiesti entro e non oltre il 7/9/2022 ore 12:00, utilizzando l'area Comunicazioni riservate al Concorrente, presente nell'area di dettaglio della procedura. Le risposte alle richieste di chiarimenti sono fornite in formato elettronico mediante pubblicazione delle richieste in forma anonima e delle relative risposte sulla Piattaforma nell'area Comunicazioni della Stazione Appaltante. Sono ammessi a partecipare alla presente procedura di gara, nel rispetto delle condizioni previste nella documentazione di gara, tutti gli operatori economici di cui all'art. 45 del D. Lgs. n. 50/2016 per i quali non sussistono: (i) i motivi di esclusione di cui all'art. 80 del d.lgs. n. 50/2016; (ii) le condizioni di cui all'art. 53, comma 16-ter, del d.lgs. n. 165/2001; (iii) ulteriori divieti a contrarre con la PA, il tutto secondo quanto specificato negli atti di gara. Il ricorso al subappalto è ammesso alle condizioni e nei limiti previsti dal Disciplinare di Gara.

L'appalto è articolato in un unico lotto in ragione della particolare tipologia dei servizi oggetto della procedura tale da rendere tecnicamente ed economicamente non praticabile per Rai la suddivisione in più lotti, tenuto, altresì, conto della necessità di ottenere livelli omogenei di prestazione e di garantire l'unitarietà di metodologia da utilizzare per l'espletamento del servizio medesimo.

In particolare:

dal punto di vista funzionale, l'infrastruttura tecnologica è l'elemento portante dei servizi e ne è parte integrante; l'assenza di un'infrastruttura tecnologica adeguata o un ritardo nella realizzazione della stessa determinerebbero l'impossibilità ad avviare correttamente le attività oggetto di gara; la previsione di un lotto autonomo avente per oggetto la realizzazione dell'infrastruttura comporterebbe il rischio di uno "scollamento" logico/funzionale tra il sistema informatico e la componente operativa;

dal punto di vista logistico, la necessità di confrontarsi e dialogare con più società e l'esigenza di coordinare più interlocutori comporterebbe un notevole aggravio organizzativo per rai; per tale esigenza, infatti, negli allegati tecnici si richiede espressamente al fornitore la nomina di un unico referente operativo per tutte le attività oggetto dell'appalto;

dal punto di vista economico, la suddivisione in lotti determinerebbe, presumibilmente, una riduzione dello sconto sulla base d'asta, poiché verrebbe meno l'ottimizzazione dell'intero processo operativo e logistico che si avrebbe con l'affidamento ad un unico fornitore

Le offerte tecniche ed economiche saranno esaminate prima della verifica della idoneità degli offerenti, secondo quanto previsto dall'art. 133, comma 8 del Codice, in conformità a quanto previsto dall'art. 1, comma 3, della Legge n. 55 del 2019 e s.m.i.

Come più dettagliatamente indicato nella Documentazione di gara, per il presente appalto trova applicazione la clausola sociale di cui all'art. 50 del D. Lgs. n. 50/2016.

Si rinvia al Disciplinare di gara e documenti allegati o ivi richiamati per tutto quanto concerne la presente procedura.