Gara europea a procedura aperta per l’affidamento in outsourcing del servizio di gestione ed archiviazione dei documenti dell’ente. CIG: 8651645B4D

Istituto di servizi per il mercato agricolo alimentare — ISMEA

L'appalto ha per oggetto il servizio in outsourcing di gestione e archiviazione della documentazione fisica e digitale dell’ente.

Scadenza

Il termine per la ricezione delle offerte era 2021-04-14. L'appalto è stato pubblicato su 2021-03-09.

Fornitori

I seguenti fornitori sono menzionati nelle decisioni di aggiudicazione o in altri documenti di appalto:

• SEDIIN SpA

Chi?

• Istituto di servizi per il mercato agricolo alimentare — ISMEA

Cosa?

• Servizi di amministrazione di biblioteche › Servizi di archiviazione

Dove?

• Lazio › Roma

Storia dell'approvvigionamento

Data	Documento
2021-03-09	Avviso di gara
2021-08-23	Avviso di aggiudicazione

Avviso di gara (2021-03-09)
Oggetto
Ambito di applicazione dell'appalto
Titolo: Servizi di archiviazione
Breve descrizione:

L'appalto ha per oggetto il servizio in outsourcing di gestione e archiviazione della documentazione fisica e digitale dell’ente.

Metadati dell'avviso
Lingua originale: italiano 🗣️
Tipo di documento: Avviso di gara
Natura del contratto: Servizi
Regolamento: Unione Europea, con partecipazione AAP
Vocabolario comune per gli appalti (CPV)
Codice: Servizi di archiviazione 📦
Luogo di esecuzione
Regione NUTS: Roma 🏙️

Procedura
Tipo di procedura: Procedura aperta
Tipo di offerta: Presentazione di un'offerta per tutti i lotti
Criteri di assegnazione
Offerta economicamente più vantaggiosa

Amministrazione aggiudicatrice
Identità
Paese: Italia 🇮🇹
Tipo di amministrazione aggiudicatrice: Altro
Nome dell'amministrazione aggiudicatrice: Istituto di servizi per il Mercato agricolo alimentare — ISMEA
Indirizzo postale: viale Liegi 26
Codice postale: 00198
Città postale: Roma
Contatto
Indirizzo Internet: http://www.ismea.it 🌏
E-mail: gare@pec.ismea.it 📧
Telefono: +39 0685568200 📞
URL dei documenti: http://www.ismea.it/flex/cm/pages/ServeBLOB.php/L/IT/IDPagina/9615 🌏
URL per la partecipazione: https://ismea.acquistitelematici.it 🌏

Riferimento
Date
Data di invio: 2021-03-09 📅
Termine di presentazione: 2021-04-14 📅
Data di pubblicazione: 2021-03-12 📅
Identificatori
Numero dell'avviso: 2021/S 050-124728
Numero GU-S: 50
Informazioni aggiuntive

Si precisa che alla prima seduta pubblica (ed alla successiva seduta pubblica di apertura delle offerte economiche) potrà assistere ogni concorrente collegandosi da remoto alla piattaforma tramite propria infrastruttura informatica.

Oggetto
Ambito di applicazione dell'appalto
Valore totale stimato: 372 100 EUR 💰
Breve descrizione:

La stazione appaltante ha la necessità di affidare in outsourcing, i servizi di gestione dell’archivio, di movimentazione e di consultazione dei documenti dell’ente.

Il servizio include la sistemazione della documentazione nelle unità di conservazione (scatola, faldone, altro) sistemate su apposite ed idonee scaffalature nel rispetto delle originarie modalità di ordinamento definite dalle unità organizzative della azienda.

In particolar modo, il servizio oggetto del contratto comprende le seguenti attività:

— ritiro del materiale oggetto del servizio presso l’attuale fornitore,

— ritiro periodico della documentazione prodotta da ISMEA (rientri e nuovi inserimenti),

— custodia, archiviazione e inventariazione della documentazione nei locali messi a disposizione dalla ditta aggiudicataria,

— ricerca, recapito e riposizionamento dei documenti richiesti in consultazione,

— dematerializzazione archivio RIFO,

— fornitura di uno o più accessi ad un portale web-based dedicato che permetta di consultare l’intero db, effettuare richieste di consegna/ritiri e visualizzare i documenti digitializzati,

— scarto e macero della documentazione non più utile a fini amministrativi,

— riconsegna del materiale archiviato al termine del periodo contrattuale.

Valore stimato al netto dell'IVA: 162 100 EUR 💰
Durata: 36 mesi
Descrizione dei rinnovi:

La stazione appaltante si riserva la facoltà di rinnovare il contratto, per ulteriori 24 mesi, per un periodo complessivo di cinque anni, ai medesimi prezzi, patti e condizioni. La stazione appaltante esercita tale facoltà comunicandola all’appaltatore mediante posta elettronica certificata almeno 30 giorni prima della scadenza del contratto originario.

Descrizione delle opzioni:

La stazione appaltante si riserva la facoltà, nei limiti di cui all’art. 63, comma 5 del codice, di affidare all’aggiudicatario nuovi servizi consistenti nella ripetizione di servizi analoghi a quelli che formano oggetto del presente appalto per una durata ricompresa nel termine di scadenza del contratto, per un importo complessivamente non superiore al 50 % del valore contrattuale, al netto di IVA e/o di altre imposte e contributi di legge, nonché degli oneri per la sicurezza dovuti a rischi da interferenze.

Il contratto di appalto potrà essere modificato nei casi previsti dall’art. 106 del codice.

La durata del contratto in corso di esecuzione potrà essere modificata per il tempo strettamente necessario alla conclusione delle procedure necessarie per l’individuazione del nuovo contraente ai sensi dell’art. 106, comma 11 del codice. In tal caso il contraente è tenuto all’esecuzione delle prestazioni oggetto del contratto agli stessi — o più favorevoli — prezzi, patti e condizioni.

Luogo di esecuzione
Sede principale o luogo di esecuzione: Roma

Procedura
Base giuridica: 32014L0024
Ora di ricezione delle offerte: 12:00
Lingue in cui possono essere presentate le offerte o le domande di partecipazione: italiano 🗣️
Periodo di validità dell'offerta: 6 mesi
Data di apertura delle offerte: 2021-04-15 📅
Ora di apertura delle offerte: 10:00
Luogo: Mediante piattaforma telematica.
Informazioni aggiuntive:

Amministrazione aggiudicatrice
Identità
Altro tipo di amministrazione aggiudicatrice: ente pubblico economico nazionale
Contatto
Indirizzo Internet: www.ismea.it 🌏
URL dei documenti: http://www.ismea.it/flex/cm/pages/ServeBLOB.php/L/IT/IDPagina/9615 🌏

Riferimento
Informazioni aggiuntive

Ai fini dell’art. 35, comma 4 del codice, il valore massimo stimato dell’appalto, è pari a 372 100,00 EUR, al netto di IVA e/o di altre imposte e contributi di legge, e comprensivo degli oneri per la sicurezza dovuti a rischi da interferenze quantificati in 600,00 EUR. Il costo stimato è comprensivo anche dei costi di una eventuale proroga che è stata stimata temporalmente in tre mesi.

L’appalto è finanziato con fondi di bilancio ISMEA.

Si procederà all’aggiudicazione della gara anche in presenza di una sola offerta valida, sempre che sia ritenuta congrua e conveniente ai sensi dell’art. 97, comma 6 del codice.

È possibile ottenere chiarimenti sulla presente procedura mediante la proposizione di quesiti scritti da inoltrare esclusivamente attraverso la piattaforma informatica, nella sezione appositamente dedicata, almeno 10 giorni prima della scadenza del termine fissato per la presentazione delle offerte in via telematica, ovvero entro le ore 12:00 del giorno 4.4.2021.

Le richieste di chiarimenti devono essere formulate esclusivamente in lingua italiana. Ai sensi dell’art. 74 comma 4 del codice, le risposte a tutte le richieste presentate in tempo utile verranno fornite sulla piattaforma almeno sei giorni prima della scadenza del termine fissato per la presentazione delle offerte, mediante pubblicazione in forma anonima. I chiarimenti saranno altresì pubblicati sul sito istituzionale, nella sezione dedicata alla presente procedura.

Non sono ammessi chiarimenti telefonici.

Il responsabile del procedimento, ai sensi dell'art. 31 del codice, è il dott. Mario Marotta.

Informazioni complementari
Corpo di revisione
Nome: Tribunale amministrativo del Lazio
Città postale: Roma
Paese: Italia 🇮🇹
Fonte: OJS 2021/S 050-124728 (2021-03-09)

Avviso di aggiudicazione (2021-08-23)
Oggetto
Ambito di applicazione dell'appalto
Breve descrizione:

L'appalto ha per oggetto il servizio in outsourcing di gestione e archiviazione della documentazione fisica e digitale dell’Ente

Valore totale dell'appalto: 162 100 EUR 💰
Metadati dell'avviso
Tipo di documento: Avviso di aggiudicazione

Procedura
Tipo di offerta: Non applicabile

Amministrazione aggiudicatrice
Identità
Nome dell'amministrazione aggiudicatrice: Istituto di Servizi per il Mercato Agricolo Alimentare - ISMEA
Indirizzo postale: Viale Liegi, 26

Riferimento
Date
Data di invio: 2021-08-23 📅
Data di pubblicazione: 2021-08-27 📅
Identificatori
Numero dell'avviso: 2021/S 166-435110
Si riferisce all'avviso: 2021/S 050-124728
Numero GU-S: 166
Informazioni aggiuntive

Ai fini dell’art. 35, comma 4 del Codice, il valore massimo stimato dell’appalto, è stato stimato pari ad € 372.100,00 al netto di Iva e/o di altre imposte e contributi di legge, e comprensivo degli oneri per la sicurezza dovuti a rischi da interferenze quantificati in € 600,00. Il costo stimato è comprensivo anche dei costi di una eventuale proroga che è stata stimata temporalmente in tre mesi. L’appalto è finanziato con Fondi di bilancio ISMEA. Il responsabile del procedimento, ai sensi dell'art. 31 del codice, è il dott. Mario Marotta. L'appalto è stato aggiudicato per euro 93.600,00 oltre iva sulla base del solo costo soggetto a ribasso (pari ad euro 120.000,00) ed oltre i costi della sicurezza ed i costi a consuntivo a valere per la durata del contratto di appalto (pari ad una somma complessiva non superiore ad euro 129.200,00). Il valore dell'appalto stimato in euro 372.100,00 teneva invece conto anche delle opzioni e della proroga eventuale, così come richiesto all'art. 35 del codice degli appalti pubblici.

Oggetto
Ambito di applicazione dell'appalto
Breve descrizione:

La stazione appaltante ha la necessità di affidare in outsourcing, i servizi di gestione dell’archivio, di movimentazione e di consultazione dei documenti dell’Ente.

• Ritiro del materiale oggetto del servizio presso l’attuale fornitore;

• Ritiro periodico della documentazione prodotta da Ismea (Rientri e Nuovi Inserimenti);

• Custodia, archiviazione e inventariazione della documentazione nei locali messi a disposizione dalla ditta aggiudicataria;

• Ricerca, recapito e riposizionamento dei documenti richiesti in consultazione;

• Dematerializzazione archivio RIFO

• Fornitura di uno o più accessi ad un portale web-based dedicato che permetta di consultare l’intero db, effettuare richieste di consegna/ritiri e visualizzare i documenti digitializzati;

• Scarto e macero della documentazione non più utile a fini amministrativi;

• Riconsegna del materiale archiviato al termine del periodo contrattuale.

Descrizione delle opzioni:

La stazione appaltante si riserva la facoltà, nei limiti di cui all’art. 63, comma 5 del Codice, di affidare all’aggiudicatario nuovi servizi consistenti nella ripetizione di servizi analoghi a quelli che formano oggetto del presente appalto per una durata ricompresa nel termine di scadenza del contratto, per un importo complessivamente non superiore al 50% del valore contrattuale, al netto di Iva e/o di altre imposte e contributi di legge, nonché degli oneri per la sicurezza dovuti a rischi da interferenze.

Il contratto di appalto potrà essere modificato nei casi previsti dall’art. 106 del Codice.

La durata del contratto in corso di esecuzione potrà essere modificata per il tempo strettamente necessario alla conclusione delle procedure necessarie per l’individuazione del nuovo contraente ai sensi dell’art. 106, comma 11 del Codice. In tal caso il contraente è tenuto all’esecuzione delle prestazioni oggetto del contratto agli stessi - o più favorevoli - prezzi, patti e condizioni.

Procedura
Criteri di assegnazione
Criterio di qualità (nome): Organizzazione di un piano di lavoro relativo alla gestione dei servizi richiesti
Criterio di qualità (ponderazione): 25
Criterio di qualità (nome): Caratteristiche del portale web-based per le attività di ricerca e richiesta dei documenti
Criterio di qualità (ponderazione): 10
Criterio di qualità (nome): Proposta di realizzazione di un censimento completo
Criterio di qualità (ponderazione): 20
Criterio di qualità (nome): Attività di dematerializzazione
Eventuali servizi aggiuntivi offerti
Criterio di qualità (ponderazione): 5
Prezzo (ponderazione): 30

Aggiudicazione del contratto
Nome: Sediin spa
Città postale: Pastena
Paese: Italia 🇮🇹
Frosinone 🏙️
Valore totale dell'appalto: 129 200 EUR 💰
Informazioni sulle gare d'appalto
Numero di offerte ricevute: 5

Amministrazione aggiudicatrice
Identità
Altro tipo di amministrazione aggiudicatrice: Ente pubblico economico nazionale

Riferimento
Informazioni aggiuntive

L’appalto è finanziato con Fondi di bilancio ISMEA.

L'appalto è stato aggiudicato per euro 93.600,00 oltre iva sulla base del solo costo soggetto a ribasso (pari ad euro 120.000,00) ed oltre i costi della sicurezza ed i costi a consuntivo a valere per la durata del contratto di appalto (pari ad una somma complessiva non superiore ad euro 129.200,00). Il valore dell'appalto stimato in euro 372.100,00 teneva invece conto anche delle opzioni e della proroga eventuale, così come richiesto all'art. 35 del codice degli appalti pubblici.

Informazioni complementari
Corpo di revisione
Nome: Tribunale Amministrativo del LAZIO
Fonte: OJS 2021/S 166-435110 (2021-08-23)

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