Affidamento dei servizi di gestione documentale e di gestione degli archivi di transito e di deposito dell’Agenzia italiana del farmaco

Agenzia italiana del farmaco

L’affidamento avverrà mediante procedura aperta e con applicazione del criterio dell’offerta economicamente più vantaggiosa individuata sulla base del miglior rapporto qualità prezzo, ai sensi degli artt. 60 e 95 del D.Lgs. 18.4.2016, n. 50 – codice dei contratti pubblici — CIG: 88285795DD — CUI: S97345810580202000016.

Scadenza

Il termine per la ricezione delle offerte era 2021-08-04. L'appalto è stato pubblicato su 2021-07-15.

Fornitori

I seguenti fornitori sono menzionati nelle decisioni di aggiudicazione o in altri documenti di appalto:

Chi?

• Agenzia italiana del farmaco

Cosa?

Dove?

• Lazio › Roma

Storia dell'approvvigionamento

Data	Documento
2021-07-15	Avviso di gara
2022-01-11	Avviso di aggiudicazione

Avviso di gara (2021-07-15)
Oggetto
Ambito di applicazione dell'appalto
Titolo: Servizi di gestione documenti
Numero di riferimento: CIG 88285795DD
Breve descrizione:

Metadati dell'avviso
Lingua originale: italiano 🗣️
Tipo di documento: Avviso di gara
Natura del contratto: Servizi
Regolamento: Unione Europea
Vocabolario comune per gli appalti (CPV)
Codice: Servizi di gestione documenti 📦
Codice CPV supplementare: Servizi di archiviazione 📦
Luogo di esecuzione
Regione NUTS: Roma 🏙️

Procedura
Tipo di procedura: Procedura aperta
Tipo di offerta: Presentazione di un'offerta per tutti i lotti
Criteri di assegnazione
Offerta economicamente più vantaggiosa

Amministrazione aggiudicatrice
Identità
Paese: Italia 🇮🇹
Tipo di amministrazione aggiudicatrice: Agenzia/ufficio nazionale o federale
Nome dell'amministrazione aggiudicatrice: Agenzia italiana del farmaco
Indirizzo postale: via del Tritone 181
Codice postale: 00187
Città postale: Roma
Contatto
Indirizzo Internet: http://www.aifa.gov.it 🌏
E-mail: ufficiogare@aifa.gov.it 📧
Telefono: +39 659784557 📞
Fax: +39 659784822 📠
URL dei documenti: https://ariaspa.it/ 🌏
URL per la partecipazione: https://ariaspa.it/ 🌏

Riferimento
Date
Data di invio: 2021-07-15 📅
Termine di presentazione: 2021-08-04 📅
Data di pubblicazione: 2021-07-20 📅
Identificatori
Numero dell'avviso: 2021/S 138-367311
Numero GU-S: 138
Informazioni aggiuntive
Vedasi il paragrafo 19 del disciplinare di gara.

Oggetto
Ambito di applicazione dell'appalto
Valore totale stimato: 2 739 000 EUR 💰
Breve descrizione:

Il presente appalto ha per oggetto l’affidamento dei servizi di gestione documentale e di archiviazione fisica e custodia dei documenti dell’AIFA. In particolare, sono richiesti i seguenti servizi

a) gestione documentale, inclusivo delle attività descritte al successivo paragrafo 8 del capitolato tecnico;

b) gestione degli archivi di transito e di deposito, inclusivo delle attività descritte al successivo paragrafo 9 del capitolato tecnico;

c) servizi on demand, inclusivo delle attività descritte al successivo paragrafo 10 del capitolato tecnico;

d) passaggio di consegne, inclusivo delle attività descritte al successivo paragrafo 7 del capitolato tecnico.

Valore stimato al netto dell'IVA: 1 417 000 EUR 💰
Durata: 36 mesi
Descrizione dei rinnovi:

La stazione appaltante si riserva la facoltà di rinnovare il contratto, alle medesime condizioni, per una durata pari a 36 mesi, per un importo massimo ulteriore di 1 322 000,00 EUR, al netto di IVA e/o di altre imposte e contributi di legge, ed è comprensivo degli oneri per la sicurezza dovuti a rischi da interferenze, ove previsti, come in dettaglio indicato nel documenti di gara.

Descrizione delle opzioni:

In corso di contratto si procederà alla verifica di eventuali variazioni dei volumi relativi all’archivio di deposito indicati al paragrafo 4 del capitolato (allegato B), in occasione dell’emissione della fattura trimestrale. In particolare, ai sensi dell’art. 106, comma 1 del codice:

1) ove si verificassero variazioni rientranti nel 20 %, in più o in meno rispetto ai volumi stimati per un intero triennio, queste non comporteranno un aumento/riduzione del corrispettivo dovuto, non essendo previste clausole di revisione dei prezzi per tali ipotesi ai sensi dell’art. 106 comma 1 lettera a) del codice;

2) per variazioni dei volumi superiori al 20 %, in più o in meno rispetto ai volumi stimati per un intero triennio, si farà ricorso ad una modifica del contratto ai sensi dell’art. 106 comma 1 lettera a) del codice.

L’AIFA si riserva il diritto di richiedere l’estensione o la riduzione del quinto del valore del contratto ai sensi dell’art. 106 del codice, comma 1, lettera a), e comma 12.

La durata del contratto in corso di esecuzione potrà essere modificata per il tempo strettamente necessario alla conclusione delle procedure necessarie per l’individuazione del nuovo contraente ai sensi dell’art. 106, comma 11 del codice. In tal caso il contraente è tenuto all’esecuzione delle prestazioni oggetto del contratto agli stessi — o più favorevoli — prezzi, patti e condizioni.

Luogo di esecuzione
Sede principale o luogo di esecuzione: Roma

Informazioni legali, economiche, finanziarie e tecniche
Condizioni di partecipazione
Abilitazione all'esercizio dell'attività professionale:

a) iscrizione nel registro tenuto dalla Camera di commercio industria, artigianato e agricoltura oppure nel registro delle commissioni provinciali per l’artigianato per attività coerenti con quelle oggetto della presente procedura di gara;

b) iscrizioni ad albi e/o registri, eventualmente necessarie per l’esecuzione dei servizi oggetto della presente procedura di gara e siano in possesso di tutte le eventuali necessarie autorizzazioni rilasciate in materia ai sensi della vigente normativa dalle competenti autorità;

c) possesso di certificazione di qualità, regolata dalle norme quadro della serie UNI EN ISO 9001, relativa al settore oggetto della presente gara, o diano prove relative all’impiego di misure equivalenti (ad es. certificati equivalenti rilasciati da organismi stabiliti in altri Stati membri;

d) possesso della certificazione di qualità relativa alla gestione della sicurezza delle informazioni, regolata dalle norme della serie EN ISO 27001, o diano prove relative all’impiego di misure equivalenti (ad es. certificati equivalenti rilasciati da organismi stabiliti in altri Stati membri.

Capacità tecnica e professionale:

e) esecuzione negli ultimi cinque anni (2017-2021) dei seguenti servizi/forniture analoghi (ai sensi dell’allegato XVII, parte II lett. a) punto ii), del codice);

e.1) servizi analoghi ai servizi di gestione documentale (rif. paragrafi 8 e 10 del capitolato) di importo complessivo minimo pari a 1 000 000,00 EUR, oltre IVA, di cui almeno un contratto di importo non inferiore a 700 000,00 EUR, oltre IVA;

e.2) servizi analoghi ai servizi di gestione dell’archivio (rif. paragrafo 9 del capitolato) di importo complessivo minimo pari a 700 000,00 EUR oltre IVA di cui almeno un contratto di importo di importo non inferiore a 550 000,00 EUR oltre IVA;

f) possesso del certificato di agibilità, relativo ai locali dell’archivio di deposito proposto, rilasciato dal Comune di ubicazione del deposito;

g) possesso del certificato prevenzione incendi, relativo ai locali dell’archivio di deposito proposto, per la categoria 34 con evidenza del carico di incendio.

Livello(i) minimo(i) di standard: Vedi paragrafo 7 del disciplinare di gara.
Esecuzione dell'appalto
Condizioni di esecuzione del contratto: Si rimanda al disciplinare, al capitolato e allo schema di contratto.

Procedura
Base giuridica: 32014L0024
Procedura accelerata:

Ai sensi dell’art. 8, comma 1 del D.Lgs. n. 76/2020, convertito con modificazioni dalla L. n. 120/2020, modificata dall’art. 51, comma 1, lettera f) del D.Lgs. n. 77/2021.

Ora di ricezione delle offerte: 10:00
Lingue in cui possono essere presentate le offerte o le domande di partecipazione: italiano 🗣️
Periodo di validità dell'offerta: 6 mesi
Data di apertura delle offerte: 2021-08-04 📅
Ora di apertura delle offerte: 14:30
Luogo: La seduta pubblica di apertura dei lavori, in occasione della quale si procederà all’apertura della «documentazione amministrativa» sul sistema Sintel da parte della stazione appaltante si terrà nella modalità «a distanza».
Informazioni aggiuntive: Vedasi il paragrafo 19 del disciplinare di gara.

Amministrazione aggiudicatrice
Contatto
Referente: dott.ssa Raffaella Cugini
Indirizzo Internet: www.aifa.gov.it 🌏
Indirizzo del profilo dell'acquirente: https://www.aifa.gov.it/bandi-di-gara-e-contratti 🌏
URL dei documenti: https://ariaspa.it/ 🌏

Riferimento
Informazioni aggiuntive
Calendario stimato per la pubblicazione di successivi avvisi:

Nel 2024, o in caso di rinnovo del contratto aggiudicato con la presente gara, nel 2027.

Si rimanda al disciplinare di gara, al capitolato e allo scema di contratto.

Informazioni complementari
Corpo di revisione
Nome: Tribunale amministrativo Regione Lazio
Città postale: Roma
Codice postale: 00196
Paese: Italia 🇮🇹
Fax: +39 632872315 📠
Indirizzo Internet: http://giustizia-amministrativa.it 🌏
Informazioni sui termini di presentazione di ricorso:

Entro 30 giorni dalla pubblicazione o dalla notifica o dalla comunicazione ovvero dalla conoscenza, sotto altra forma, dell'atto che si assume lesivo.

Fonte: OJS 2021/S 138-367311 (2021-07-15)

Avviso di aggiudicazione (2022-01-11)
Oggetto
Ambito di applicazione dell'appalto
Breve descrizione:

I servizi sono quelli specificamente descritti all'Art. 17 del Contratto, nel Capitolato Tecnico e nella Relazione Tecnica cui integralmente si rimanda e in appresso sinteticamente riassunti: - PRESIDIO FISSO (di cui al paragrafo 6 del Capitolato Tecnico); - ATTIVAZIONE DEI SERVIZI E PASSAGGI DI CONSEGNE IN ENTRATA E IN USCITA (di cui al paragrafo 7 del Capitolato Tecnico); - GESTIONE DOCUMENTALE e SERVIZI ON DEMAND (di cui ai paragrafi 8 e 10 del Capitolato Tecnico); - GESTIONE DELL’ARCHIVIO (di cui al paragrafo 9 del Capitolato Tecnico); - RENDICONTAZIONE (di cui al paragrafo 12 del Capitolato Tecnico).

Valore totale dell'appalto: 2 471 832 EUR 💰
Metadati dell'avviso
Tipo di documento: Avviso di aggiudicazione

Procedura
Tipo di offerta: Non applicabile

Amministrazione aggiudicatrice
Identità
Nome dell'amministrazione aggiudicatrice: Agenzia italiana del farmaco
Indirizzo postale: VIA DEL TRITONE N. 181
Città postale: Roma

Riferimento
Date
Data di invio: 2022-01-11 📅
Data di pubblicazione: 2022-01-14 📅
Identificatori
Numero dell'avviso: 2022/S 010-021000
Si riferisce all'avviso: 2021/S 138-367311
Numero GU-S: 10
Informazioni aggiuntive
Si rimanda al disciplinare di gara, al capitolato e al contratto

Oggetto
Ambito di applicazione dell'appalto
Breve descrizione:

I servizi sono quelli specificamente descritti all'Art. 17 del Contratto, nel Capitolato Tecnico e nella Relazione Tecnica cui integralmente si rimanda e in appresso sinteticamente riassunti:

- PRESIDIO FISSO (di cui al paragrafo 6 del Capitolato Tecnico);

- ATTIVAZIONE DEI SERVIZI E PASSAGGI DI CONSEGNE IN ENTRATA E IN USCITA (di cui al paragrafo 7 del Capitolato Tecnico);

- GESTIONE DOCUMENTALE e SERVIZI ON DEMAND (di cui ai paragrafi 8 e 10 del Capitolato Tecnico);

- GESTIONE DELL’ARCHIVIO (di cui al paragrafo 9 del Capitolato Tecnico);

- RENDICONTAZIONE (di cui al paragrafo 12 del Capitolato Tecnico).

a) gestione documentale, inclusivo delle attività descritte al paragrafo 8 del capitolato tecnico;

b) gestione degli archivi di transito e di deposito, inclusivo delle attività descritte al paragrafo 9 del capitolato tecnico;

c) servizi on demand, inclusivo delle attività descritte al paragrafo 10 del capitolato tecnico;

d) passaggio di consegne, inclusivo delle attività descritte al paragrafo 7 del capitolato tecnico.

Descrizione delle opzioni:

Al termine del Contratto, è autorizzata la facoltà di AIFA di rinnovare il contratto, ai sensi degli artt. 35, comma 4 del D. Lgs. n. 50/2016, alle medesime condizioni anche economiche. Tale facoltà di rinnovo potrà essere esercitata dall’Agenza, previa adozione da parte del Direttore Generale di apposita Determina di autorizzazione, comunicando il rinnovo al fornitore mediante posta elettronica certificata con un preavviso di almeno 30 giorni.

Procedura
Criteri di assegnazione
Criterio di qualità (nome): Qualità del servizio
Criterio di qualità (ponderazione): 70
Prezzo (ponderazione): 30

Aggiudicazione del contratto
Nome: RTI costituito da GESTIONE SERVIZI PRIVATI Srl (Mandataria) - Partita IVA 10304081002
Indirizzo postale: Via Lucio Mariani n. 66
Città postale: Roma
Paese: Italia 🇮🇹
Roma 🏙️
Nome: KAURI DOCUMENT MANAGEMENT Srl (Mandante) - Partita IVA 04694050289
Indirizzo postale: Via dei Valtorta n. 47
Città postale: Milano
Paese: Milano 🏙️
Valore totale dell'appalto: 2 471 832 EUR 💰
Informazioni sulle gare d'appalto
Numero di offerte ricevute: 2

Amministrazione aggiudicatrice
Contatto
Referente: Raffaella Cugini

Informazioni complementari
Corpo di revisione
Nome: Tribunale amministrativo regione lazio
Città postale: Roma
Fonte: OJS 2022/S 010-021000 (2022-01-11)

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