Descrizione dell'appalto
Le prestazioni richieste al broker sono, a titolo esemplificativo e non esaustivo, le seguenti:
a) valutazione e analisi dei contratti assicurativi in essere rispetto alle reali esigenze e individuazione delle integrazioni eventualmente occorrenti;
b) elaborazione del programma assicurativo finalizzato alla ottimizzazione delle garanzie assicurative in linea con il budget assicurativo fissato;
c) gestione tecnica e amministrativa delle polizze in corso, compresa la segnalazione preventiva delle scadenze dei premi, la verifica di correttezza degli importi dei premi richiesti dalle compagnie, il versamento delle somme a tale titolo dovute e ogni altra connessa attività amministrativo-contabile;
d) assistenza in tutte le fasi di preparazione e svolgimento delle procedure di evidenza pubblica per l’affidamento dei servizi assicurativi in base alle reali necessità dell’ente;
e) assistenza e collaborazione nella predisposizione della documentazione di gara, anche per singole polizze, in tempo utile per consentire l’indizione e l’espletamento delle procedure per l’affidamento delle polizze in scadenza — ovvero per attivare nuove coperture richieste da normative sopravvenute e/o da nuove esigenze di EMAPI — senza soluzione di continuità per i contratti in essere e, comunque, entro e non oltre trenta giorni solari dalla richiesta di EMAPI, ovvero, entro il minor termine offerto; la presentazione delle bozze dei documenti per le procedure di gara dovranno essere rese disponibili entro 150 giorni dalla scadenza delle rispettive polizze o 120 giorni derivanti dal ricorso a procedure negoziate;
f) assistenza e consulenza nelle varie fasi di espletamento delle procedure di gara e di valutazione delle offerte, ferma restando l’assoluta autonomia decisionale e la piena titolarità della scelta del contraente, sottoscrizione dei contratti assicurativi e di ogni altro documento di perfezionamento delle polizze in capo a EMAPI;
g) gestione dei sinistri attivi e passivi, sia quelli che dovessero verificarsi nel periodo di durata del servizio, sia quelli precedenti alla decorrenza del servizio ancora aperti;
h) formulazione delle proposte di aggiornamento e revisione dei contratti assicurativi in relazione alle necessità dell’ente, al mutamento dei rischi e/o delle esigenze della stessa, alle evoluzioni legislative e regolamentari, all’analisi del mercato assicurativo e delle eventuali novità assicurative reperibili;
i) analisi dell’andamento tecnico delle varie coperture in essere;
j) predisposizione di rendiconti trimestrali e annuali, comprensivi di dettagliate schede tecniche statistiche, che evidenzino lo stato delle coperture assicurative e dei sinistri con eventuale criticità riscontrate;
k) segnalazione preventiva degli adempimenti tecnico formali ed economici e dei termini stabiliti nelle rispettive polizze stipulate dall’ente;
l) segnalazione tempestiva dell’insorgenza di eventuali nuovi rischi o delle mutate condizioni degli stessi, fornendo l’assistenza necessaria a eventuali modifiche o adeguamenti delle polizze;
m) organizzazione e tenuta di incontri ogni qual volta richiesto da EMAPI, al fine di raccogliere documentazione, analizzare eventuali posizioni anomale e/o dubbie, nonché risolvere qualunque altro problema assicurativo, anche non specificamente legato alle polizze in corso, da tenersi entro 5 giorni solari dalla richiesta;
n) elaborazione di pareri specifici da rendere entro 10 giorni solari dalla richiesta;
o) supporto ad EMAPI nell’intraprendere le necessarie iniziative finalizzate ad allineare le scadenze di tutte le polizze in essere;
p) ogni ulteriore attività di gestione, consulenza e assistenza attinente a profili di natura assicurativa che si rendesse necessaria nel corso dell’incarico;
q) versamento del premio alle compagnie in nome e per conto di EMAPI.