Procedura aperta per l'affidamento dei servizi di gestione digitale e di archiviazione della corrispondenza e dei documenti di Fondimpresa

Fondimpresa

A. Gestione in hosting dell'archivio di deposito cartaceo di Fondimpresa.
L'attività si riferisce alla tenuta e alla gestione dell'archivio pregresso e alla sua integrazione con i documenti dell'archivio corrente, oggetto del servizio di gestione elettronica della corrispondenza in ingresso, nonché dei documenti cartacei detenuti da Fondimpresa e trasferiti all'archivio di deposito nel periodo di vigenza del contratto al netto degli eventuali documenti distrutti ai sensi del paragrafo 10 del Capitolato tecnico.
Il volume stimato dell'archivio pregresso di Fondimpresa è di circa 15 000 faldoni, prevalentemente raccoglitori di tipo «dox» formato 28,5 cm X 35,5 cm e dorso 10 cm, per un totale di circa 1 000 metri lineari, cui si aggiunge ulteriore documentazione archiviata non in faldoni in circa 404 scatole, di lunghezza media ciascuna pari a 50 cm, per un totale di 202 metri lineari, e della sua integrazione con i documenti dell'archivio corrente per una quantità massima stimata di 10 000 faldoni, per un totale stimato nel periodo di esecuzione del contratto di 27 500 faldoni.
Tutti i documenti gestiti devono essere archiviati e conservati, a cura dell'aggiudicatario, in locali dedicati, attrezzati secondo le normative vigenti per l'archiviazione, la custodia e la movimentazione degli stessi, che diano adeguate garanzie per igiene, aria, luce naturale, sicurezza ed allocazione, operatività delle postazioni di lavoro degli addetti, nonché, infine, per dotazione di strumentazioni. Per il dettaglio dei requisiti dei locali tecnici si rimanda all'Allegato A del presente Capitolato.
L'attività di gestione in hosting dell'archivio comprende:
— progettazione esecutiva del sistema di archiviazione, da redigersi ad avvenuta aggiudicazione e comunque non oltre 15 giorni dalla stipula del contratto,
— ritiro della corrispondenza in ingresso e sua scansione e protocollazione con catalogazione ed archiviazione e conservazione degli originali cartacei,
— allestimento di un archivio informatico dei documenti,
— ritiro periodico, trasferimento e archiviazione nei locali di conservazione, a seguito di richiesta effettuata da Fondimpresa, in più lotti, ciascuno di almeno 200 faldoni, dei documenti cartacei detenuti da Fondimpresa, per una quantità massima stimata di 10 000 faldoni, prevalentemente raccoglitori di tipo «dox» formato 28,5 cm X 35,5 cm e dorso 10 cm. La presa in carico e il trasporto deve essere fatta in modo da garantire in ogni momento la tracciabilità e la sicurezza del materiale archivistico,
— gestione corrente del patrimonio documentale e consultazione dei documenti archiviati, con consegna della documentazione su prenotazione di Fondimpresa. Nel periodo di esecuzione del contratto, ferma restando la variabilità della prestazione, da eseguire su prenotazione in base alle effettive necessità di Fondimpresa, si stima in tre anni un volume di:
– richieste della documentazione in archivio, con consegna di originali in forma cartacea, (singola ricerca per faldone) pari a circa 3 000 documenti con relativa attività di riconsegna e ricollocazione in archivio previa sigillatura,
– richieste della documentazione in archivio, con consegna in forma elettronica, (singola ricerca per faldone con scansione del documento e invio per e-mail) pari a circa 1 000 documenti,
– scansione dei documenti richiesti con consultazioni con consegna in forma elettronica (singola ricerca per faldone) pari a circa 60 000 fogli.
Tutte le attività di trasporto dei documenti devono essere effettuate con mezzi messi a disposizione dall'affidatario e devono essere coperte da adeguata polizza assicurativa. Tale polizza deve prevedere la copertura sia del trasporto che della custodia dei documenti, dal momento della presa in carico, all'atto del rilascio di una Nota di Ritiro firmata da personale autorizzato da Fondimpresa, fino al momento della restituzione, all'atto della firma di una Nota di Consegna. Deve prevedere l'assicurazione incendio, furto, smarrimento e deterioramento per merci trasportate a mezzo utilizzato dall'affidatario.
Inoltre, l'affidatario, nel caso di diverso soggetto rispetto al precedente affidatario S2i Italia Srl in Pomezia (Roma), deve eseguire, dietro pagamento del corrispettivo indicato nel paragrafo 3 del Disciplinare di gara (non incluso nell'importo a base d'asta), il trasferimento nella sede di conservazione del concorrente, con tutte le attività previste dalla progettazione esecutiva di cui al precedente primo punto elenco, dei documenti pregressi dell'archivio di deposito di Fondimpresa stimati in 17 500 faldoni, conservati nei locali del precedente affidatario S2Italia Srl in Pomezia (Roma) di Fondimpresa;
b. Gestione digitale della corrispondenza in ingresso con ritiro dedicato della medesima dalla sede di Fondimpresa (Roma, Via della Ferratella in Laterano 33) o da altro indirizzo indicato.
La gestione della corrispondenza deve essere articolata nelle seguenti attività:
— prelievo, presso l'indirizzo indicato da Fondimpresa, di tutta la corrispondenza cartacea in ingresso al Fondo, almeno una volta al giorno, entro le ore 9:30 di tutti i giorni feriali (durante il normale orario di lavoro di Fondimpresa). Il materiale contenuto in ciascun contenitore, prima dell'effettivo prelievo e uscita dagli uffici di Fondimpresa, deve essere censito con elenchi descrittivi, al fine di rendere agevole la predisposizione dei documenti di trasporto, l'immagazzinamento e la consultazione nella fase antecedente a rilevazione informatica e l'allocazione definitiva dei contenitori nell'archivio dell'affidatario. Tale documento deve essere firmato dal referente di Fondimpresa e dal referente dell'affidatario di cui una copia deve necessariamente essere consegnata a Fondimpresa. Tutte le attività di trasporto dei documenti saranno effettuate con mezzi messi a disposizione dall'affidatario e devono essere coperte da adeguata polizza assicurativa. Tale polizza deve prevedere la copertura sia del trasporto che della custodia dei documenti, dal momento della presa in carico fino al momento della archiviazione. Deve prevedere l'assicurazione incendio, furto, smarrimento e deterioramento per merci trasportate a mezzo utilizzato dall'affidatario,
— scansione ed acquisizione ottica della corrispondenza prelevata, con tutti i documenti allegati, fatta eccezione di quella non assoggettata al trattamento che dovrà essere restituita a Fondimpresa, con evidenza di quella pervenuta già in copia,
— protocollazione ed archiviazione dei documenti di cui al punto precedente, mediante programma di protocollo conforme alle Linee Guida AIPA (CNIPA oggi DigitPA), e integrato con il sistema di protocollazione informatico di Fondimpresa, residente sui propri server,
— invio elettronico della corrispondenza (tramite il sistema di protocollo informatico di Fondimpresa) e dei documenti ai destinatari interni indicati da Fondimpresa,
— catalogazione e archiviazione della corrispondenza scansita nei locali tecnici dell'affidatario, secondo le procedure indicate nel Capitolato tecnico.
I volumi stimati, da gestire nel periodo di esecuzione del servizio, relativamente alla corrispondenza in ingresso, sono di circa 33 000 documenti protocollati — ogni documento è comprensivo di 10 fogli per documento — oltre a circa 600 000 fogli scansionati oltre il decimo foglio per documento, per un totale di circa 930 000 fogli dematerializzati in 3 anni. L'aggiudicatario deve garantire un valore minimo di produttività pari ad un totale di 100 documenti protocollati al giorno ed un totale di 2 000 fogli scansionate al giorno all'interno dell'orario lavorativo (9-18 dal lunedì al venerdì). I documenti protocollati e scansionati, nel rispetto dei precedenti parametri di produttività minima, devono essere resi disponibili entro le ore 10:00 del giorno successivo al ritiro.
Si precisa che i costi di catalogazione, archiviazione e conservazione nei locali tecnici dell'affidatario per tutto il periodo contrattuale sono ricompresi all'interno del presente servizio;
c. Integrazione dei servizi di gestione digitale della corrispondenza con l'applicativo di protocollo informatico in uso;
d. Restituzione, al termine del contratto, del materiale archiviato e del catalogo informatico dell'archivio.
Per le condizioni, i requisiti, le specifiche tecniche, le modalità, il piano di rilascio ed ogni ulteriore dettaglio, riguardo all'esatta prestazione servizi del servizio, si rimanda al Capitolato tecnico.

Scadenza

Il termine per la ricezione delle offerte era 2015-12-16. L'appalto è stato pubblicato su 2015-10-23.

Fornitori

I seguenti fornitori sono menzionati nelle decisioni di aggiudicazione o in altri documenti di appalto:

• S2I Italia SRL

Chi?

• Fondimpresa

Cosa?

• Servizi di gestione connessi all'informatica › Servizi di gestione documenti

Dove?

• Roma

Storia dell'approvvigionamento

Data	Documento
2015-10-23	Avviso di gara
2016-04-28	Avviso di aggiudicazione

Avviso di gara (2015-10-23)
Oggetto
Ambito di applicazione dell'appalto
Titolo: Servizi di gestione documenti
Quantità o entità:

L'importo a base d'asta, vale a dire il corrispettivo complessivo presunto del servizio richiesto con la presente procedura, con riferimento a tutte le attività previste al paragrafo 1 del Disciplinare di gara, è stabilito in 362 175 EUR (trecentosessantaduemilacentosettantacinque), al netto dell'IVA di legge, oltre ad 1 593,72 EUR (millecinquecentonovantatre/72) per oneri della sicurezza relativi ai costi delle interferenze di cui all'articolo 26 del D. Lgs 81/2008, non soggetti a ribasso, sulla base dei seguenti corrispettivi stimati, al netto di IVA di legge:Voce quantità presunta — Corrispettivi totale in EUR:Tenuta e gestione archivio pregresso n. faldoni 27 500 — 35 475 .Trasferimento, catalogazione e archiviazione nella sede di conservazione dei documenti forniti da Fondimpresa durante il periodo contrattuale n. faldoni 10 000 — 25 000.Gestione digitale della documentazione in ingresso con ritiro dedicato presso la sede di Fondimpresa o da altro indirizzo indicato, protocollazione e associazione pagine scansionate (comprensivo di 10 fogli per documento) n. protocolli 33 000 — 52 800.Gestione digitale della documentazione in ingresso ritirata presso la sede di Fondimpresa o da altro indirizzo indicato: scansione, acquisizione ottica, catalogazione e archiviazione (oltre 10 fogli) n. fogli 600 000 — 168 000.Ricerca faldone per richiesta ordinaria con consegna a Fondimpresa n. faldoni 1 200 — 18 000.Ricerca faldone per richiesta urgente con consegna a Fondimpresa n. faldoni 1 800 — 39 600.Ricerca per faldone con consegna via mail n. faldoni 1 000 — 6 500.Scansione per singolo foglio (per richiesta invio e-mail documenti archivio cartaceo non digitalizzato) n. fogli 60 000 — 16 800.Oneri per la sicurezza d'interferenza (non soggetti a ribasso) 1 593,72Totale importo 363 768,72.Sono escluse le offerte economiche di importo superiore a quello stabilito a base d'asta.Il corrispettivo da erogare all'Affidatario sarà definitivamente determinato sulla base dei prezzi unitari indicati nell'offerta economica, in ragione delle effettive quantità delle prestazioni di consegna di documenti per consultazione eseguite su prenotazione di Fondimpresa.Ai sensi e nei limiti di quanto previsto all'art. 57, comma 5, lettera b) del D.Lgs. 12.4.2006 n. 163, Fondimpresa si riserva di richiedere all'aggiudicatario l'esecuzione di servizi analoghi a quelli oggetto della presente procedura per un ulteriore periodo massimo di 24 mesi e per un importo massimo di ulteriori 241 450 EUR (duecentoquarantaunomilaquattrocentocinquanta) al netto dell'IVA di legge, oltre a 1 062,48 EUR (millezerosessantadue/48) al netto di IVA di legge, per oneri della sicurezza relativi ai costi delle interferenze di cui all'articolo 26 del D.Lgs. 81/2008, non soggetti a ribasso.Ai fini della predetta opzione, si specifica che il valore complessivo dei servizi di Gestione Digitale e di Archiviazione della corrispondenza e dei documenti di Fondimpresa, quale risultante dal prezzo a base d'asta comprensivo della parte opzionale, è stimato in 603 625 EUR (seicentotremilaseicentoventicinue) al netto dell'IVA di legge, oltre ad 2 656,20 EUR (duemilaseicentocinquantasei/20) al netto di IVA di legge, per oneri della sicurezza relativi ai costi delle interferenze di cui all'articolo 26 del D.Lgs. 81/2008, non soggetti a ribasso.Inoltre, nel caso in cui si rendesse necessario il trasferimento dell'archivio pregresso dalla sede dell'attuale affidatario S2Italia Srl in Pomezia (Roma) alla sede di conservazione del nuovo soggetto affidatario, come indicato nel precedente paragrafo 1, lettera a) del Disciplinare di gara, Fondimpresa erogherà all'affidatario a titolo di rimborso forfettario dei relativi costi, l'importo pari a 25 000 EUR (venticinquemila) al netto dell'IVA di legge, non incluso nell'importo a base d'asta.363 768,72

Quantità o entità

Valore totale dell'appalto: 363 768,72 💰
Metadati dell'avviso
Lingua originale: italiano 🗣️
Tipo di documento: Avviso di gara
Natura del contratto: Servizi
Regolamento: Unione Europea, con partecipazione AAP
Vocabolario comune per gli appalti (CPV)
Codice: Servizi di gestione documenti 📦

Procedura
Tipo di procedura: Procedura aperta
Tipo di offerta: Presentazione di un'offerta per tutti i lotti
Criteri di assegnazione
Offerta economicamente più vantaggiosa

Amministrazione aggiudicatrice
Identità
Paese: Italia 🇮🇹
Tipo di amministrazione aggiudicatrice: Altro
Nome dell'amministrazione aggiudicatrice: Fondimpresa
Indirizzo postale: Via della Ferratella in Laterano 33
Codice postale: 00184
Città postale: Roma
Contatto
Indirizzo Internet: http://www.fondimpresa.it 🌏
E-mail: ufficiogare@fondimpresa.it 📧
Telefono: +39 0669542235 📞
Fax: +39 0669542320 📠

Riferimento
Date
Data di invio: 2015-10-23 📅
Termine di presentazione: 2015-12-16 📅
Data di pubblicazione: 2015-10-28 📅
Identificatori
Numero dell'avviso: 2015/S 209-379905
Numero GU-S: 209
Informazioni aggiuntive

Eventuali informazioni o chiarimenti sul contenuto della documentazione di gara possono essere richiesti a Fondimpresa entro 27.11.2015 presso il seguente indirizzo di posta elettronica certificata: ufficiogare@fondimpresapec.fondimpresa.it Le richieste, che devono essere formulate in lingua italiana su carta intestata dell'impresa interessata, complete di numero di telefono, fax e posta elettronica certificata (P.E.C.) del concorrente, vengono riscontrate da Fondimpresa entro il successivo 4.12.2015. Non sono fornite risposte nel caso in cui le sopradette richieste pervengano oltre il termine ultimo anzidetto. La stazione appaltante può in qualsiasi momento, ed a suo insindacabile giudizio, richiedere la produzione dei documenti atti a comprovare la veridicità di quanto dichiarato in sede di gara. Fondimpresa si riserva la facoltà prevista dall'art. 81, comma 3, del D.Lgs. n. 163/2006 di non procedere all'aggiudicazione nel caso in cui nessuna offerta risulti conveniente o idonea in relazione all'oggetto del contratto, nonché il diritto di sospendere o annullare la procedura di gara fornendo idonea motivazione senza che tali determinazioni comportino l'insorgenza di pretese, diritti o aspettative di sorta da parte dei concorrenti, neanche a titolo di rimborso dei costi di partecipazione alla gara. Tutte le comunicazioni e tutti gli scambi di informazioni tra Fondimpresa ed i concorrenti si intendono validamente ed efficacemente effettuate qualora rese al domicilio eletto, all'indirizzo di posta elettronica certificata o al numero di fax indicati dai concorrenti, il cui utilizzo sia stato espressamente autorizzato dal candidato ai sensi dell'art. 79, comma 5-bis, del Codice. Ai sensi dell'art. 79, comma 5-bis, del Codice e dell'art. 6 del D.Lgs. 7.3.2005, n. 82, in caso di indicazione di indirizzo PEC le comunicazioni verranno effettuate in via esclusiva /o principale attraverso PEC. Eventuali modifiche dell'indirizzo PEC o del numero di fax o problemi temporanei nell'utilizzo di tali forme di comunicazione, dovranno essere tempestivamente segnalate all'ufficio, diversamente il Fondo declina ogni responsabilità per il tardivo o mancato recapito delle comunicazioni. Codice identificativo gara (CIG) 6440272893.

Informazioni aggiuntive

Eventuali informazioni o chiarimenti sul contenuto della documentazione di gara possono essere richiesti a Fondimpresa entro 27.11.2015 presso il seguente indirizzo di posta elettronica certificata: ufficiogare@fondimpresapec.fondimpresa.it

Le richieste, che devono essere formulate in lingua italiana su carta intestata dell'impresa interessata, complete di numero di telefono, fax e posta elettronica certificata (P.E.C.) del concorrente, vengono riscontrate da Fondimpresa entro il successivo 4.12.2015. Non sono fornite risposte nel caso in cui le sopradette richieste pervengano oltre il termine ultimo anzidetto. La stazione appaltante può in qualsiasi momento, ed a suo insindacabile giudizio, richiedere la produzione dei documenti atti a comprovare la veridicità di quanto dichiarato in sede di gara. Fondimpresa si riserva la facoltà prevista dall'art. 81, comma 3, del D.Lgs. n. 163/2006 di non procedere all'aggiudicazione nel caso in cui nessuna offerta risulti conveniente o idonea in relazione all'oggetto del contratto, nonché il diritto di sospendere o annullare la procedura di gara fornendo idonea motivazione senza che tali determinazioni comportino l'insorgenza di pretese, diritti o aspettative di sorta da parte dei concorrenti, neanche a titolo di rimborso dei costi di partecipazione alla gara.

Tutte le comunicazioni e tutti gli scambi di informazioni tra Fondimpresa ed i concorrenti si intendono validamente ed efficacemente effettuate qualora rese al domicilio eletto, all'indirizzo di posta elettronica certificata o al numero di fax indicati dai concorrenti, il cui utilizzo sia stato espressamente autorizzato dal candidato ai sensi dell'art. 79, comma 5-bis, del Codice. Ai sensi dell'art. 79, comma 5-bis, del Codice e dell'art. 6 del D.Lgs. 7.3.2005, n. 82, in caso di indicazione di indirizzo PEC le comunicazioni verranno effettuate in via esclusiva /o principale attraverso PEC. Eventuali modifiche dell'indirizzo PEC o del numero di fax o problemi temporanei nell'utilizzo di tali forme di comunicazione, dovranno essere tempestivamente segnalate all'ufficio, diversamente il Fondo declina ogni responsabilità per il tardivo o mancato recapito delle comunicazioni.

Codice identificativo gara (CIG) 6440272893.

Oggetto
Ambito di applicazione dell'appalto
Breve descrizione:

A. Gestione in hosting dell'archivio di deposito cartaceo di Fondimpresa.

L'attività si riferisce alla tenuta e alla gestione dell'archivio pregresso e alla sua integrazione con i documenti dell'archivio corrente, oggetto del servizio di gestione elettronica della corrispondenza in ingresso, nonché dei documenti cartacei detenuti da Fondimpresa e trasferiti all'archivio di deposito nel periodo di vigenza del contratto al netto degli eventuali documenti distrutti ai sensi del paragrafo 10 del Capitolato tecnico.

Il volume stimato dell'archivio pregresso di Fondimpresa è di circa 15 000 faldoni, prevalentemente raccoglitori di tipo «dox» formato 28,5 cm X 35,5 cm e dorso 10 cm, per un totale di circa 1 000 metri lineari, cui si aggiunge ulteriore documentazione archiviata non in faldoni in circa 404 scatole, di lunghezza media ciascuna pari a 50 cm, per un totale di 202 metri lineari, e della sua integrazione con i documenti dell'archivio corrente per una quantità massima stimata di 10 000 faldoni, per un totale stimato nel periodo di esecuzione del contratto di 27 500 faldoni.

Tutti i documenti gestiti devono essere archiviati e conservati, a cura dell'aggiudicatario, in locali dedicati, attrezzati secondo le normative vigenti per l'archiviazione, la custodia e la movimentazione degli stessi, che diano adeguate garanzie per igiene, aria, luce naturale, sicurezza ed allocazione, operatività delle postazioni di lavoro degli addetti, nonché, infine, per dotazione di strumentazioni. Per il dettaglio dei requisiti dei locali tecnici si rimanda all'Allegato A del presente Capitolato.

L'attività di gestione in hosting dell'archivio comprende:

— progettazione esecutiva del sistema di archiviazione, da redigersi ad avvenuta aggiudicazione e comunque non oltre 15 giorni dalla stipula del contratto,

— ritiro della corrispondenza in ingresso e sua scansione e protocollazione con catalogazione ed archiviazione e conservazione degli originali cartacei,

— allestimento di un archivio informatico dei documenti,

— ritiro periodico, trasferimento e archiviazione nei locali di conservazione, a seguito di richiesta effettuata da Fondimpresa, in più lotti, ciascuno di almeno 200 faldoni, dei documenti cartacei detenuti da Fondimpresa, per una quantità massima stimata di 10 000 faldoni, prevalentemente raccoglitori di tipo «dox» formato 28,5 cm X 35,5 cm e dorso 10 cm. La presa in carico e il trasporto deve essere fatta in modo da garantire in ogni momento la tracciabilità e la sicurezza del materiale archivistico,

— gestione corrente del patrimonio documentale e consultazione dei documenti archiviati, con consegna della documentazione su prenotazione di Fondimpresa. Nel periodo di esecuzione del contratto, ferma restando la variabilità della prestazione, da eseguire su prenotazione in base alle effettive necessità di Fondimpresa, si stima in tre anni un volume di:

– richieste della documentazione in archivio, con consegna…

… di originali in forma cartacea, (singola ricerca per faldone) pari a circa 3 000 documenti con relativa attività di riconsegna e ricollocazione in archivio previa sigillatura,

… in forma elettronica, (singola ricerca per faldone con scansione del documento e invio per e-mail) pari a circa 1 000 documenti,

– scansione dei documenti richiesti con consultazioni con consegna in forma elettronica (singola ricerca per faldone) pari a circa 60 000 fogli.

Tutte le attività di trasporto dei documenti devono essere effettuate con mezzi messi a disposizione dall'affidatario e devono essere coperte da adeguata polizza assicurativa. Tale polizza deve prevedere la copertura sia del trasporto che della custodia dei documenti, dal momento della presa in carico, all'atto del rilascio di una Nota di Ritiro firmata da personale autorizzato da Fondimpresa, fino al momento della restituzione, all'atto della firma di una Nota di Consegna. Deve prevedere l'assicurazione incendio, furto, smarrimento e deterioramento per merci trasportate a mezzo utilizzato dall'affidatario.

Inoltre, l'affidatario, nel caso di diverso soggetto rispetto al precedente affidatario S2i Italia Srl in Pomezia (Roma), deve eseguire, dietro pagamento del corrispettivo indicato nel paragrafo 3 del Disciplinare di gara (non incluso nell'importo a base d'asta), il trasferimento nella sede di conservazione del concorrente, con tutte le attività previste dalla progettazione esecutiva di cui al precedente primo punto elenco, dei documenti pregressi dell'archivio di deposito di Fondimpresa stimati in 17 500 faldoni, conservati nei locali del precedente affidatario S2Italia Srl in Pomezia (Roma) di Fondimpresa;

b. Gestione digitale della corrispondenza in ingresso con ritiro dedicato della medesima dalla sede di Fondimpresa (Roma, Via della Ferratella in Laterano 33) o da altro indirizzo indicato.

La gestione della corrispondenza deve essere articolata nelle seguenti attività:

— prelievo, presso l'indirizzo indicato da Fondimpresa, di tutta la corrispondenza cartacea in ingresso al Fondo, almeno una volta al giorno, entro le ore 9:30 di tutti i giorni feriali (durante il normale orario di lavoro di Fondimpresa). Il materiale contenuto in ciascun contenitore, prima dell'effettivo prelievo e uscita dagli uffici di Fondimpresa, deve essere censito con elenchi descrittivi, al fine di rendere agevole la predisposizione dei documenti di trasporto, l'immagazzinamento e la consultazione nella fase antecedente a rilevazione informatica e l'allocazione definitiva dei contenitori nell'archivio dell'affidatario. Tale documento deve essere firmato dal referente di Fondimpresa e dal referente dell'affidatario di cui una copia deve necessariamente essere consegnata a Fondimpresa. Tutte le attività di trasporto dei documenti saranno effettuate con mezzi messi a disposizione dall'affidatario e devono essere coperte da adeguata polizza assicurativa. Tale polizza deve prevedere la copertura sia del trasporto che della custodia dei documenti, dal momento della presa in carico fino al momento della archiviazione. Deve prevedere l'assicurazione incendio, furto, smarrimento e deterioramento per merci trasportate a mezzo utilizzato dall'affidatario,

— scansione ed acquisizione ottica della corrispondenza prelevata, con tutti i documenti allegati, fatta eccezione di quella non assoggettata al trattamento che dovrà essere restituita a Fondimpresa, con evidenza di quella pervenuta già in copia,

— protocollazione ed archiviazione dei documenti di cui al punto precedente, mediante programma di protocollo conforme alle Linee Guida AIPA (CNIPA oggi DigitPA), e integrato con il sistema di protocollazione informatico di Fondimpresa, residente sui propri server,

— invio elettronico della corrispondenza (tramite il sistema di protocollo informatico di Fondimpresa) e dei documenti ai destinatari interni indicati da Fondimpresa,

— catalogazione e archiviazione della corrispondenza scansita nei locali tecnici dell'affidatario, secondo le procedure indicate nel Capitolato tecnico.

I volumi stimati, da gestire nel periodo di esecuzione del servizio, relativamente alla corrispondenza in ingresso, sono di circa 33 000 documenti protocollati — ogni documento è comprensivo di 10 fogli per documento — oltre a circa 600 000 fogli scansionati oltre il decimo foglio per documento, per un totale di circa 930 000 fogli dematerializzati in 3 anni. L'aggiudicatario deve garantire un valore minimo di produttività pari ad un totale di 100 documenti protocollati al giorno ed un totale di 2 000 fogli scansionate al giorno all'interno dell'orario lavorativo (9-18 dal lunedì al venerdì). I documenti protocollati e scansionati, nel rispetto dei precedenti parametri di produttività minima, devono essere resi disponibili entro le ore 10:00 del giorno successivo al ritiro.

Si precisa che i costi di catalogazione, archiviazione e conservazione nei locali tecnici dell'affidatario per tutto il periodo contrattuale sono ricompresi all'interno del presente servizio;

c. Integrazione dei servizi di gestione digitale della corrispondenza con l'applicativo di protocollo informatico in uso;

d. Restituzione, al termine del contratto, del materiale archiviato e del catalogo informatico dell'archivio.

Per le condizioni, i requisiti, le specifiche tecniche, le modalità, il piano di rilascio ed ogni ulteriore dettaglio, riguardo all'esatta prestazione servizi del servizio, si rimanda al Capitolato tecnico.

Quantità o entità:

Voce quantità presunta — Corrispettivi totale in EUR:

Tenuta e gestione archivio pregresso n. faldoni 27 500 — 35 475 .

Trasferimento, catalogazione e archiviazione nella sede di conservazione dei documenti forniti da Fondimpresa durante il periodo contrattuale n. faldoni 10 000 — 25 000.

Gestione digitale della documentazione in ingresso…

… con ritiro dedicato presso la sede di Fondimpresa o da altro indirizzo indicato, protocollazione e associazione pagine scansionate (comprensivo di 10 fogli per documento) n. protocolli 33 000 — 52 800.

… ritirata presso la sede di Fondimpresa o da altro indirizzo indicato: scansione, acquisizione ottica, catalogazione e archiviazione (oltre 10 fogli) n. fogli 600 000 — 168 000.

Ricerca faldone per richiesta ordinaria con consegna a Fondimpresa n. faldoni 1 200 — 18 000.

Ricerca faldone per richiesta urgente con consegna a Fondimpresa n. faldoni 1 800 — 39 600.

Ricerca per faldone con consegna via mail n. faldoni 1 000 — 6 500.

Scansione per singolo foglio (per richiesta invio e-mail documenti archivio cartaceo non digitalizzato) n. fogli 60 000 — 16 800.

Oneri per la sicurezza d'interferenza (non soggetti a ribasso) 1 593,72

Totale importo 363 768,72.

Sono escluse le offerte economiche di importo superiore a quello stabilito a base d'asta.

Il corrispettivo da erogare all'Affidatario sarà definitivamente determinato sulla base dei prezzi unitari indicati nell'offerta economica, in ragione delle effettive quantità delle prestazioni di consegna di documenti per consultazione eseguite su prenotazione di Fondimpresa.

Ai sensi e nei limiti di quanto previsto all'art. 57, comma 5, lettera b) del D.Lgs. 12.4.2006 n. 163, Fondimpresa si riserva di richiedere all'aggiudicatario l'esecuzione di servizi analoghi a quelli oggetto della presente procedura per un ulteriore periodo massimo di 24 mesi e per un importo massimo di ulteriori 241 450 EUR (duecentoquarantaunomilaquattrocentocinquanta) al netto dell'IVA di legge, oltre a 1 062,48 EUR (millezerosessantadue/48) al netto di IVA di legge, per oneri della sicurezza relativi ai costi delle interferenze di cui all'articolo 26 del D.Lgs. 81/2008, non soggetti a ribasso.

Ai fini della predetta opzione, si specifica che il valore complessivo dei servizi di Gestione Digitale e di Archiviazione della corrispondenza e dei documenti di Fondimpresa, quale risultante dal prezzo a base d'asta comprensivo della parte opzionale, è stimato in 603 625 EUR (seicentotremilaseicentoventicinue) al netto dell'IVA di legge, oltre ad 2 656,20 EUR (duemilaseicentocinquantasei/20) al netto di IVA di legge, per oneri della sicurezza relativi ai costi delle interferenze di cui all'articolo 26 del D.Lgs. 81/2008, non soggetti a ribasso.

Inoltre, nel caso in cui si rendesse necessario il trasferimento dell'archivio pregresso dalla sede dell'attuale affidatario S2Italia Srl in Pomezia (Roma) alla sede di conservazione del nuovo soggetto affidatario, come indicato nel precedente paragrafo 1, lettera a) del Disciplinare di gara, Fondimpresa erogherà all'affidatario a titolo di rimborso forfettario dei relativi costi, l'importo pari a 25 000 EUR (venticinquemila) al netto dell'IVA di legge, non incluso nell'importo a base d'asta.

Descrizione delle opzioni:

Durata: 36 mesi
Luogo di esecuzione
Sede principale o luogo di esecuzione: Roma, Italia.

Informazioni legali, economiche, finanziarie e tecniche
Condizioni di partecipazione
Abilitazione all'esercizio dell'attività professionale:

Secondo quanto richiesto dal paragrafi 6 e 7 del Disciplinare di gara disponibile sul sito web www.fondimpresa.it e comunque presso l'indirizzo di cui al punto I.1) del presente bando.

Posizione economica e finanziaria:

Secondo quanto richiesto dal paragrafo 7 del Disciplinare di gara disponibile sul sito web www.fondimpresa.it e comunque presso l'indirizzo di cui al punto I.1) del presente bando.

Capacità tecnica e professionale:

Secondo quanto richiesto dal paragrafo 7 del Disciplinare di gara disponibile sul sito web www.fondimpresa.it e comunque presso l'indirizzo di cui al punto I.1) del presente bando.

Esecuzione dell'appalto
Depositi e garanzie richiesti:

La garanzia a corredo dell'offerta deve essere prodotta sotto forma di cauzione o di fideiussione con le modalità e i requisiti stabiliti dall'art. 75 del D.Lgs. n. 163/2006. In caso di RTI o Consorzio, costituito o costituendo, la garanzia fideiussoria dovrà essere riferita a tutti i componenti del RTI o del Consorzio. Poiché nella presente procedura è previsto quale requisito di qualificazione il possesso di una certificazione di qualità, ai sensi dell'art. 75, comma 7, l'importo della garanzia da prestare è pari all'uno per cento del prezzo complessivo presunto di cui al paragrafo 3 del Disciplinare di gara. La cauzione provvisoria garantisce il Fondo nel caso di inadempimento da parte dell'aggiudicatario all'obbligo di stipulare il contratto, nonché negli altri casi previsti dalla legge, e fra questi in particolare quello previsto dall'art. 38, comma 2-bis. La predetta cauzione provvisoria può essere immediatamente escussa da parte di Fondimpresa, salvo il maggior danno. Le cauzioni provvisorie prestate dai concorrenti non aggiudicatari sono svincolate ad avvenuta stipula del contratto e comunque entro 60 giorni dalla data dell'aggiudicazione definitiva. La cauzione provvisoria prestata dall'aggiudicatario viene invece svincolata contestualmente alla stipula del contratto. Il concorrente che risulta aggiudicatario, a garanzia dell'esatta osservanza degli obblighi assunti e prima della stipula del contratto, deve costituire cauzione definitiva mediante rilascio di idonea garanzia fideiussoria prestata con le modalità e secondo le condizioni previste dagli articoli 75 e 113 del D.Lgs. n. 163/2006. La cauzione viene progressivamente svincolata secondo il disposto dell'articolo 113, comma 3, del D.Lgs. n. 163/2006. La mancata costituzione definitivo della cauzione definitiva determina la decadenza dell'affidamento e l'acquisizione della cauzione provvisoria di cui all'articolo 75 del D.Lgs. n. 163/2006, salvo il maggior danno, da parte di Fondimpresa, che aggiudicherà l'appalto al concorrente che segue nella graduatoria.

La garanzia definitiva copre gli oneri per il mancato o inesatto adempimento e cessa di avere effetto solo alla data di emissione del certificato di regolare esecuzione.

Principali condizioni di finanziamento e modalità di pagamento e/o riferimento alle disposizioni pertinenti che le regolano:

Le modalità di pagamento sono indicate agli artt. 10 e 11 dello schema di contratto disponibile sul sito web www.fondimpresa.it e comunque presso l'indirizzo di cui al punto I.1) del presente bando.

Nomi e qualifiche professionali del personale ✅

Procedura
Periodo di validità dell'offerta: 180 giorni
Data di apertura delle offerte: 2015-12-17 📅
Luogo di apertura: Sede di Fondimpresa in Roma, Via della Ferratella in Laterano 33.
Luogo: Sede di Fondimpresa in Roma, Via della Ferratella in Laterano 33.
Informazioni sulle persone autorizzate e sulla procedura di apertura:

Sono ammessi a presenziare allo svolgimento della gara i legali rappresentanti dei concorrenti ovvero i soggetti muniti di specifica delega loro conferita dai suddetti legali rappresentanti.

Lingue
Lingua: italiano 🗣️

Amministrazione aggiudicatrice
Identità
Altro tipo di amministrazione aggiudicatrice: Other
Contatto
Referente: Alessandro Agostinucci

Riferimento
Informazioni aggiuntive

Le richieste, che devono essere formulate in lingua italiana su carta intestata dell'impresa interessata, complete di numero di telefono, fax e posta elettronica certificata (P.E.C.) del concorrente, vengono riscontrate da Fondimpresa entro il successivo 4.12.2015. Non sono fornite risposte nel caso in cui le sopradette richieste pervengano oltre il termine ultimo anzidetto. La stazione appaltante può in qualsiasi momento, ed a suo insindacabile giudizio, richiedere la produzione dei documenti atti a comprovare la veridicità di quanto dichiarato in sede di gara. Fondimpresa si riserva la facoltà prevista dall'art. 81, comma 3, del D.Lgs. n. 163/2006 di non procedere all'aggiudicazione nel caso in cui nessuna offerta risulti conveniente o idonea in relazione all'oggetto del contratto, nonché il diritto di sospendere o annullare la procedura di gara fornendo idonea motivazione senza che tali determinazioni comportino l'insorgenza di pretese, diritti o aspettative di sorta da parte dei concorrenti, neanche a titolo di rimborso dei costi di partecipazione alla gara.

Tutte le comunicazioni e tutti gli scambi di informazioni tra Fondimpresa ed i concorrenti si intendono validamente ed efficacemente effettuate qualora rese al domicilio eletto, all'indirizzo di posta elettronica certificata o al numero di fax indicati dai concorrenti, il cui utilizzo sia stato espressamente autorizzato dal candidato ai sensi dell'art. 79, comma 5-bis, del Codice. Ai sensi dell'art. 79, comma 5-bis, del Codice e dell'art. 6 del D.Lgs. 7.3.2005, n. 82, in caso di indicazione di indirizzo PEC le comunicazioni verranno effettuate in via esclusiva /o principale attraverso PEC. Eventuali modifiche dell'indirizzo PEC o del numero di fax o problemi temporanei nell'utilizzo di tali forme di comunicazione, dovranno essere tempestivamente segnalate all'ufficio, diversamente il Fondo declina ogni responsabilità per il tardivo o mancato recapito delle comunicazioni.

Codice identificativo gara (CIG) 6440272893.

Informazioni complementari
Corpo di revisione
Nome: Tribunale Amministrativo Regionale Lazio
Città postale: Roma
Paese: Italia 🇮🇹
Informazioni sui termini di presentazione di ricorso:

Eventuali ricorsi giurisdizionali avverso il presente bando di gara potranno essere presentati entro il termine decadenziale di 60 giorni dalla data di pubblicazione del bando nella G.U.R.I..

Fonte: OJS 2015/S 209-379905 (2015-10-23)

Avviso di aggiudicazione (2016-04-28)
Oggetto
Ambito di applicazione dell'appalto
Valore totale dell'appalto: 244 250,97 💰
Metadati dell'avviso
Tipo di documento: Avviso di aggiudicazione

Procedura
Tipo di offerta: Non applicabile
Criteri di assegnazione
Non specificato

Riferimento
Date
Data di invio: 2016-04-28 📅
Data di pubblicazione: 2016-05-03 📅
Identificatori
Numero dell'avviso: 2016/S 086-152726
Si riferisce all'avviso: 2015/S 209-379905
Numero GU-S: 86

Aggiudicazione del contratto
Data di conclusione del contratto: 2016-03-23 📅
Nome: S2i Italia Srl
Indirizzo postale: Via Laurentina 124
Città postale: Pomezia
Codice postale: 00071
Paese: Italia 🇮🇹
E-mail: s2i-italia@legalmail.it 📧
Informazioni sulle gare d'appalto
Numero di offerte ricevute: 12
Fonte: OJS 2016/S 086-152726 (2016-04-28)

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