Procedura aperta per l’affidamento del servizio di verifica dei piani formativi finanziati da Fondimpresa

Fondimpresa

La procedura ha per oggetto l’affidamento del servizio di verifica dei piani formativi finanziati da Fondimpresa, che consiste nello svolgimento delle seguenti attività:
A- Effettuazione delle operazioni di verifica in itinere sulle azioni formative svolte nei Piani formativi finanziati da Fondimpresa su tutto il territorio nazionale.
Nel periodo di durata del contratto l’affidatario deve garantire complessivamente 3.840 (tremilaottocentoquaranta) visite di verifica su azioni formative in corso di svolgimento nell’ambito di Piani formativi finanziati con gli avvisi del conto di sistema e con le risorse del conto formazione.
La distribuzione temporale, geografica e per tipologia di piano delle verifiche in itinere nel periodo di vigenza del contratto viene determinata ad insindacabile giudizio di Fondimpresa, anche sulla base dello stato di avanzamento dei piani e dei criteri di campionamento definiti con la collaborazione dell’affidatario.
La singola visita può comportare anche verifiche su più azioni formative in svolgimento presso la medesima sede o presso sedi limitrofe.
La visita deve essere sempre condotta da un verificatore dell’affidatario in possesso dei seguenti requisiti minimi:
— laurea e almeno 10 anni di esperienza nella gestione e nel monitoraggio di piani e progetti di formazione finanziati con obbligo di rendicontazione delle attività e delle spese, ovvero da un revisore iscritto da almeno 5 anni nel registro dei revisori legali dei conti e con specifica esperienza nella verifica e certificazione di almeno 10 rendiconti relativi a piani e progetti di formazione finanziati con obbligo di rendicontazione delle attività e delle spese.
Il verificatore può essere coadiuvato da collaboratori con un minimo di almeno 3 anni di esperienza nella gestione e nel monitoraggio di piani e progetti di formazione finanziati con obbligo di rendicontazione delle attività e delle spese.
Nel limite del 5 % del totale di 3.840 visite, devono essere recuperate, sostituendole con altre indicate da Fondimpresa, le eventuali visite che danno esito negativo, nelle quali il verificatore recatosi presso la sede formativa non può, per qualsiasi ragione, effettuare l’attività di verifica.
Ciascuna visita di verifica viene svolta dall’affidatario su indicazione di Fondimpresa, che comunica i riferimenti del piano, della sede e delle azioni formative interessate e la data di esecuzione, con un preavviso non inferiore a 3 giorni lavorativi, salvo particolari casi di urgenza.
La visita di controllo presso la sede in cui è in corso di svolgimento l’azione formative del piano, comporta la rilevazione dei seguenti elementi minimi:
— condizioni generali didattiche, organizzative, logistiche, in cui si sta svolgendo l’attività,
— effettiva presenza dei lavoratori associati all’azione formativa nel sistema informatico FPF di Fondimpresa,
— aziende di appartenenza dei partecipanti, inquadramento contrattuale, motivazioni della partecipazione, possesso dei requisiti previsti dall’avviso,
— indicazioni dei partecipanti sulle giornate sulle ore formative svolte nell’ambito dell’azione formativa e di altre azioni del piano, e corrispondenza a quelle riportate nel registro didattico e delle presenze o nei fogli firma (per le attività non d’aula),
— opinione dei partecipanti sulle attività svolte fino alla data della visita, a livello didattico, organizzativo e logistico,
— corretta compilazione del registro didattico e delle presenze o dei fogli firma, in relazione a tutti le informazioni e sottoscrizioni ivi richieste,
— docenti, tutor e altri soggetti presenti, con tipologia di incarico, attività svolta, organismo committente,
— opinione del tutor e del coordinatore didattico, se presenti, sulle attività svolte fino alla data della visita, a livello didattico, organizzativo e logistico,
— elenco dei materiali e dei sussidi didattici messi a disposizione dei partecipanti, con evidenza dell’avvenuta consegna, delle principali caratteristiche e della rispondenza alle tematiche trattate,
— modalità di erogazione e di organizzazione della formazione, caratteristiche e titolarità delle attrezzature, dei supporti tecnici e dei locali utilizzati,
— modalità di informazione sul finanziamento di Fondimpresa e livello di conoscenza di tale intervento da parte dei partecipanti e degli altri soggetti coinvolti nelle attività formative del piano.
I predetti elementi, insieme agli eventuali allegati (questionari di intervista, copia del registro, etc.) e ai dati identificativi dell’azione formativa, del Piano, della sede, devono essere riportati in un verbale redatto al termine della verifica e sottoscritto dal rappresentante dell’Affidatario che la esegue e dal rappresentante del soggetto titolare del piano presente al momento della visita (referente di Piano, coordinatore, tutor, docente, etc), che può inserire eventuali precisazioni, chiarimenti, osservazioni.
L’Affidatario deve trasmettere a Fondimpresa, entro e non oltre 3 giorni lavorativi dalla data della visita, il verbale della visita di verifica in itinere, con gli eventuali allegati, corredato da puntuali osservazioni conclusive in merito alla rispondenza delle attività oggetto del controllo alle previsioni del Piano e alle regole stabilite da Fondimpresa, con specifica evidenza dei chiarimenti o documenti da richiedere al soggetto titolare del Piano, nonché delle difformità, delle criticità o delle irregolarità riscontrate e della loro rilevanza.
Nel caso in cui la visita rilevi il mancato svolgimento dell’attività formativa nella giornata indicata nel calendario inserito nel sistema informatico FPF di Fondimpresa dal soggetto titolare del piano, l’affidatario deve darne immediata informazione al Fondo tramite posta elettronica ed inviare entro 2 giorni di calendario successivi alla data della visita un rapporto di verifica negativa sottoscritto dal rappresentante incaricato della verifica e da un rappresentante del soggetto titolare del piano, se presente.
L’affidatario è inoltre tenuto alla predisposizione, entro 5 giorni lavorativi dal loro ricevimento, di risposte ad eventuali osservazioni e controdeduzioni avanzate a Fondimpresa dai soggetti titolari dei piani in merito all’esito delle verifiche.
B- Effettuazione delle operazioni di verifica sui rendiconti finali di piani formativi finanziati da Fondimpresa.
Nel periodo di durata del contratto l’Affidatario deve effettuare complessivamente almeno:
Verifiche sui rendiconti finali di 90 (novanta) piani formativi finanziati con gli avvisi del conto di sistema;
Verifiche sui rendiconti finali di 910 (novecentodieci) piani formativi aziendali o interaziendali finanziati con le risorse del conto formazione, inclusi quelli che beneficiano del contributo aggiuntivo del conto di sistema.
Le suddette quantità si riferiscono a verifiche utilmente concluse in relazione a piani formativi per i quali è stato presentato a Fondimpresa il rendiconto finale.
La distribuzione temporale e geografica delle verifiche sui rendiconti finali dei Piani finanziati nel periodo di vigenza del contratto viene determinata ad insindacabile giudizio di Fondimpresa, anche sulla base dei criteri di campionamento definiti con la collaborazione dell’Affidatario.
Ciascuna verifica deve essere conclusa entro 90 giorni dalla richiesta di Fondimpresa, salvo proroga concessa dal fondo in presenza di circostanze straordinarie.
La verifica deve essere svolta dall’Affidatario presso la sede del soggetto titolare del Piano formativo finanziato e rendicontato (capofila e mandanti, in caso di Raggruppamento temporaneo) e comporta l’esecuzione dell’attività di controllo almeno sui seguenti punti:
— la rispondenza delle azioni formative e delle attività non formative, propedeutiche e di accompagnamento svolte, come risultanti dalla documentazione e dai materiali in possesso del soggetto attuatore, alle previsioni del Piano e, nel caso degli avvisi del conto di sistema, alle progettazioni di periodo validate dal comitato paritetico di pilotaggio e ai rapporti periodici trasmessi,
— la corretta compilazione e sottoscrizione di tutti i registri didattici e delle presenze e/o i fogli firma, relativi alle azioni formative svolte, e la loro coerenza con tutti i dati inseriti dal soggetto titolare del Piano nel sistema informatico di Fondimpresa, con le dichiarazioni rese dalle aziende di appartenenza e con le autocertificazioni eventualmente prodotte dai partecipanti per alcuni dei corsi, nonché l’assenza di incongruenze in relazione ai calendari, agli orari ed ai partecipanti presenti,
— la corretta imputazione di tutte le spese rendicontate, riferite solo ad azioni formative valide, nel rispetto del preventivo finanziario del piano e di tutte le condizioni di ammissibilità previste dalla pertinente regolamentazione di Fondimpresa, anche in riferimento alla disciplina comunitaria in materia di aiuti di Stato per le aziende beneficiarie dei finanziamenti del conto di sistema ed alle relative condizioni di esenzione, esclusione ed intensità di aiuto.
In particolare, la verifica deve accertare che tutte le spese rendicontate siano:
— pertinenti ed imputabili ad attività ed azioni previste nel piano finanziato, sia per quanto riguarda l’inerenza che la localizzazione delle operazioni svolte,
— effettivamente sostenute, corrispondenti a pagamenti integralmente eseguiti prima della rendicontazione, con le modalità previste dalle regole di Fondimpresa,
— riferibili ad attività del piano temporalmente allocate nel periodo di validità dell’intervento,
— comprovabili, sulla base di fatture quietanzate o di documenti aventi forza probatoria equivalente, supportate da atti di impegno conformi e dagli altri giustificativi previsti dalle regole di Fondimpresa, attestanti lo svolgimento delle attività o l’utilizzo dei beni in relazione al Piano approvato,
— rispondenti ai normali valori di mercato in relazione alle attività svolte, tenuto conto anche del livello e della qualificazione delle risorse professionali e tecniche utilizzate, dei prodotti e dei risultati,
— legittime, conformi ai requisiti ed alle condizioni stabilite da Fondimpresa, alle previsioni dei documenti contrattuali ed alle norme contabili e fiscali in vigore,
— contabilizzate, con registrazioni conformi alle disposizioni di legge, ai principi contabili ed alle previsioni e prescrizioni di Fondimpresa,
— contenuti nei limiti e nei parametri stabiliti o autorizzati da Fondimpresa, per natura e/o per importo,
— la conformità alla normativa civilistica, fiscale, previdenziale ed assistenziale dei documenti di costo e/o di spesa imputati alle macrovoci del Rendiconto,
— la registrazione nella contabilità generale di tutte le spese imputate nel rendiconto,
— il pagamento integrale, nel rispetto delle modalità di pagamento previste da Fondimpresa di tutte le spese esposte nel rendiconto,
— il corretto calcolo e la corretta imputazione del costo del personale dipendente partecipante alla formazione e del personale interno impegnato nelle attività del piano, sulla base del costo orario determinato nel rispetto delle previsioni di Fondimpresa e del relativo contratto di lavoro, tenuto conto delle ore di effettiva presenza desunte dai relativi registri prodotti e conservati dal soggetto titolare del piano,
— il corretto criterio di calcolo delle spese dirette e indirette imputate pro-quota al piano, nonché l’esclusione delle spese relative alle azioni formative non valide e alle ore di formazione svolte in produzione,
— il rispetto, per tutti i costi esposti nelle voci di spesa del Rendiconto, delle modalità di documentazione, dei limiti e delle condizioni di ammissibilità previsti da Fondimpresa, anche in riferimento alle spese per attività affidate a soggetti terzi,
— la legittima e corretta imputazione delle spese indirette e dell’IVA effettivamente non detratta eventualmente inserita nel rendiconto.
Gli esiti della verifica devono essere riportati in un rapporto finale in cui sono evidenziate, in particolare: le date e le modalità di svolgimento del controllo; le spese rendicontate che risultano ammissibili per singola voce di spesa e quelle ritenute non ammissibili, con adeguata motivazione; le eventuali anomalie o irregolarità riscontrate in relazione al Piano, alle azioni formative ed alle altre attività, ai dati di monitoraggio, alla documentazione di gestione, amministrativa e contabile, rispetto alle regole, alle condizioni ed alle procedure stabilite da Fondimpresa.
Al rapporto finale devono essere allegati i verbali sintetici degli incontri svolti con rappresentanti del soggetto titolare del Piano presso la sua sede e le comunicazioni intercorse in merito a richieste di chiarimenti o integrazioni della documentazione a supporto del Rendiconto finale.
La verifica del rendiconto finale deve essere sempre condotta da un revisore legale dei conti, iscritto da almeno 5 anni nel registro dei revisori legali dei conti e con specifica esperienza nella verifica e certificazione di almeno 20 rendiconti di piani e progetti formativi finanziati con obbligo di rendicontazione delle attività e delle spese.
Il revisore può essere coadiuvato da collaboratori con un minimo di almeno 3 anni di esperienza nella gestione e rendicontazione di piani e progetti di formazione finanziati con obbligo di rendicontazione delle attività e delle spese.
C- assistenza a Fondimpresa nella definizione dei piani di campionamento delle operazioni di verifica di cui alle lettere A e B.
L’affidatario deve prestare assistenza all’unità di programmazione e controllo di gestione di Fondimpresa per l’individuazione dei criteri per la scelta del campione dei piani del conto formazione e del conto di sistema sui quali effettuare le verifiche in itinere sulle azioni formative e le verifiche sui rendiconti finali.
I predetti criteri devono essere periodicamente aggiornati o rivisitati, su richiesta di Fondimpresa, nel periodo di vigenza del contratto in relazione alle esigenze del fondo, alle tipologie di piani finanziati in corso di attuazione e conclusi ed alle risultanze dei controlli effettuati.
L’affidatario deve svolgere tale attività di assistenza con l’impiego di almeno una risorsa professionale con esperienza non inferiore a 10 anni in ambito statistico, con particolare riferimento alla definizione di criteri e piani di campionamento.
Per l’esecuzione delle attività descritte nelle lettere A, B e C l’affidatario deve garantire l’operatività di risorse professionali, in possesso dei requisiti minimi ivi richiesti per ciascuna tipologia di attività, in numero adeguato a consentire lo svolgimento delle giornate dedicate alle verifiche nelle misure richieste da Fondimpresa, garantendo il rispetto dei tempi di esecuzione delle operazioni di controllo anche in presenza di una loro concentrazione in determinati periodi o giornate, nonché la copertura territoriale delle verifiche su tutto il territorio nazionale.
In particolare, viene richiesta all’affidatario la disponibilità di almeno 10 (dieci) verificatori per le visite in itinere di cui alla lettera A, di almeno 10 (dieci) revisori legali dei conti per le verifiche sui rendiconti finali di cui alla lettera B e di almeno un esperto di ambito statistico per l’assistenza di cui alla lettera C.
L’affidatario è tenuto ad assicurare la possibilità di impiego di tutte le risorse professionali anche in contemporanea nella medesima giornata tutte le volte in cui ciò si dovesse rendere necessario secondo la programmazione delle operazioni di verifica da parte di Fondimpresa.
Deve altresì garantire nello svolgimento dei servizi modalità operative idonee ad assicurare la più assoluta indipendenza e terzietà nelle operazioni di verifica, anche in relazione a eventuali situazioni di potenziale conflitto di interessi rispetto ai soggetti titolari e alle attività dei piani oggetto di verifica.
Fondimpresa si riserva di effettuare o di disporre, in qualsiasi momento, senza preavviso e con le modalità che riterrà opportune, controlli qualitativi e quantitativi per verificare la rispondenza del servizio fornito dall’appaltatore e delle risorse professionali impiegate alle prescrizioni del Capitolato tecnico e disciplinare di gara, dell’offerta tecnica e del contratto.

Scadenza
Il termine per la ricezione delle offerte era 2012-10-02. L'appalto è stato pubblicato su 2012-07-26.

Fornitori
I seguenti fornitori sono menzionati nelle decisioni di aggiudicazione o in altri documenti di appalto:

• • Reconta Ernst & Young SpA

Chi?

• • Fondimpresa

Cosa?

• • Servizi di consulenza commerciale e di gestione e servizi connessi › Servizi connessi alla gestione