Procedura aperta per l’affidamento del servizio di gestione digitale e di archiviazione della corrispondenza e dei documenti di Fondimpresa
La procedura ha per oggetto le seguenti attività, come dettagliate nel capitolato tecnico:
a. Gestione in hosting dell’archivio di deposito cartaceo di Fondimpresa.
L’attività si riferisce alla tenuta e alla gestione dell’archivio pregresso e alla sua integrazione con i documenti dell’archivio corrente, oggetto del servizio di gestione elettronica della corrispondenza in ingresso, nonché dei documenti cartacei detenuti da Fondimpresa e trasferiti all’archivio di deposito nel periodo di vigenza del contratto.
Il volume stimato dell’archivio pregresso di Fondimpresa è di circa 8 000 faldoni, prevalentemente raccoglitori di tipo "dox" formato 28,5 cm X 35,5 cm e dorso 10 cm, per un totale di circa 800 metri lineari, cui si aggiunge ulteriore documentazione archiviata non in faldoni in circa 404 scatole, di lunghezza media ciascuna pari a 50 cm, per un totale di 202 metri lineari, per un totale equivalente stimato di 10 500 faldoni.
Tutti i documenti gestiti devono essere archiviati e conservati, a cura dell’aggiudicatario, in locali dedicati, attrezzati secondo le normative vigenti per l'archiviazione, la custodia e la movimentazione degli stessi, che diano adeguate garanzie per igiene, aria, luce naturale, sicurezza ed allocazione, operatività delle postazioni di lavoro degli addetti, nonché, infine, per dotazione di strumentazioni.
L’attività di gestione in hosting dell’archivio comprende:
— progettazione esecutiva del sistema di archiviazione, da redigersi ad avvenuta aggiudicazione e comunque non oltre 15 giorni dalla stipula del contratto,
— allestimento di un archivio informatico dei documenti,
— ritiro periodico, trasferimento e archiviazione nei locali di conservazione, a seguito di richiesta effettuata da Fondimpresa, in più lotti, ciascuno di almeno 200 faldoni, dei documenti cartacei detenuti da Fondimpresa, per una quantità massima stimata di 3 000 faldoni, prevalentemente raccoglitori di tipo ‘dox’ formato 28,5 cm X 35,5 cm e dorso 10 cm. La presa in carico e il trasporto deve essere fatta in modo da garantire in ogni momento la tracciabilità e la sicurezza del materiale archivistico,
— gestione corrente del patrimonio documentale e consultazione dei documenti archiviati, con consegna della documentazione su prenotazione di Fondimpresa. Nel periodo di esecuzione del contratto, ferma restando la variabilità della prestazione, da eseguire su prenotazione in base alle effettive necessità di Fondimpresa, si stima un volume di richieste della documentazione in archivio, con consegna di originali in forma cartacea, (singola ricerca per faldone) pari a circa 700 documenti in 3 anni, e un volume di consultazioni con consegna in forma elettronica (singola ricerca per faldone con scansione del documento e invio per e-mail) pari a circa 20 000 pagine in 3 anni.
Inoltre, nel caso in cui si renda necessario, l’affidatario deve eseguire, su richiesta di Fondimpresa e dietro pagamento del corrispettivo indicato nel paragrafo 3 (non incluso nell’importo a base d’asta), il trasferimento nella sede di conservazione del concorrente e la ricatalogazione secondo la progettazione esecutiva di cui al precedente primo punto elenco dei documenti pregressi dell’archivio di deposito di Fondimpresa, conservati nei locali del precedente affidatario S2Italia Srl in Pomezia (Roma) di Fondimpresa.
b. Gestione digitale della corrispondenza in ingresso con ritiro dedicato della medesima dalla sede di Fondimpresa o da altro indirizzo indicato.
La gestione della corrispondenza dovrà essere articolata nelle seguenti attività:
— prelievo, presso l’indirizzo indicato da Fondimpresa, di tutta la corrispondenza cartacea in ingresso al Fondo, almeno una volta al giorno,
— scansione ed acquisizione ottica della corrispondenza prelevata, con tutti i documenti allegati, fatta eccezione di quella non assoggettata al trattamento che dovrà essere restituita a Fondimpresa, con evidenza di quella pervenuta già in copia,
— protocollazione ed archiviazione dei documenti di cui al punto precedente, mediante programma di protocollo conforme alle Linee Guida AIPA (CNIPA oggi DigitPA), e integrato con il sistema di protocollazione informatico di Fondimpresa, residente sui propri server,
— invio elettronico della corrispondenza e dei documenti ai destinatari interni indicati da Fondimpresa,
— catalogazione e archiviazione della corrispondenza scansita nei locali tecnici del fornitore, secondo le procedure indicate nel Capitolato tecnico.
I volumi stimati, da gestire nel periodo di esecuzione del servizio, relativamente alla corrispondenza in ingresso, sono di circa 36.000 documenti protocollati, pari a circa 850 000 pagine scansionate. L’aggiudicatario deve garantire un valore minimo di produttività pari ad un totale di 60 documenti protocollati al giorno ed un totale di 1.800 pagine scansionate al giorno.
c. Integrazione dei servizi di gestione digitale della corrispondenza con l’applicativo di protocollo informatico in uso.
d. Restituzione, al termine del contratto, del materiale archiviato e del catalogo informatico dell’archivio.
L’aggiudicatario si obbliga a cedere a Fondimpresa la proprietà piena di tutti i prodotti, eventualmente, sviluppati nell’ambito del servizio oggetto di gara, fermo restando quanto previsto al paragrafo 2 del disciplinare di gara.
Per le condizioni, i requisiti, le specifiche tecniche, le modalità, il piano di rilascio ed ogni ulteriore dettaglio, riguardo all’esatta prestazione servizi del servizio, si rimanda al Capitolato tecnico disponibile sul sito web
www.fondimpresa.it e comunque presso l’indirizzo di cui al punto I.1) del presente bando.
Scadenza
Il termine per la ricezione delle offerte era 2012-08-01.
L'appalto è stato pubblicato su 2012-06-07.
Chi?
Cosa?
Storia dell'approvvigionamento
| Data |
Documento |
| 2012-06-07
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Avviso di gara
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