Procedura ristretta per l'affidamento in outsourcing dei Servizi di custodia e di gestione dell'archivio corrente, di deposito e storico di Cassa depositi e prestiti SpA

Cassa depositi e prestiti SpA

Oggetto dell’appalto è l’espletamento dell’attività di custodia e di gestione dell’archivio corrente, di deposito e storico di Cassa Depositi e Prestiti SpA (CDP).
Il servizio ha per oggetto la documentazione attualmente depositata presso i locali archivio di CDP presenti in via Goito n. 4 Roma, in via Montesacro n. 16 Roma, in via Farnese n. 1 Roma e in via Tifada n. 2 Casagiove (CE), ovvero circa 19 000 ml, di cui 3 500 ml di archivio storico, nonché quella che verrà prodotta durante il periodo contrattuale.
Per la documentazione attualmente conservata presso le 4 sedi summenzionate, l’impresa aggiudicataria dovrà definire e realizzare un piano di riorganizzazione e trasferimento presso la propria struttura, piano che consenta, attraverso una precisa e puntuale ricognizione del materiale depositato, la redazione di specifici elenchi di documentazione, l’accertamento dello stato di conservazione, la verifica dell’appartenenza all'archivio storico e la certificazione dell’effettiva quantità dei volumi sopra indicati, che sono da intendersi quali valori di stima.
L’impresa aggiudicataria dovrà, quindi, selezionare il materiale che sarà oggetto di trasferimento e quello da avviare allo scarto. La presa in carico ed il trasferimento dai locali di CDP presso la struttura dell'Impresa Aggiudicataria, saranno effettuati mediante l'impiego di mezzi, personale, tecnologie e metodiche forniti da quest'ultima.
L’impresa aggiudicataria dovrà, altresì, provvedere allo smontaggio e allo smaltimento delle scaffalature e degli impianti di archiviazione attualmente presenti presso i locali archivio di CDP.
Per ogni unità archivistica (identificata con la singola pratica o con il singolo faldone o con il singolo documento o con il singolo volume) si procederà alla codifica e indicizzazione, in un apposito sistema informativo messo a disposizione dalla Impresa Aggiudicataria, ed alla ricollocazione per la custodia nella struttura di deposito dell'Impresa Aggiudicataria mantenendo traccia del relativo archivio di appartenenza (storico, di deposito e corrente). In modo particolare dovrà essere curata la classificazione di ciascuna unità archivistica tramite registrazione di chiavi di ricerca utili alla qualificazione ed al reperimento delle unità archiviate.
Durante l’intero periodo contrattuale l’impresa aggiudicataria dovrà conservare e gestire sia la documentazione presa in carico sia la futura documentazione cartacea che CDP trasferirà per la sua conservazione. Per quest’ultima l’attività di gestione dovrà da un lato prevedere l’inserimento di nuove unità archivistiche all’interno degli archivi, dall’altro garantire l’integrità delle unità archivistiche già assunte in deposito attraverso l’inserimento (riallaccio) di nuova documentazione correlata. L’attività di classificazione e di indicizzazione nel sistema informativo dovrà essere effettuata anche per tutta la nuova documentazione prodotta.
Il sistema informativo dovrà, tra l’altro, essere in grado di procedere all’individuazione delle unità archivistiche da sottoporre a scarto secondo i massimari vigenti ed alla redazione dei relativi elenchi; il servizio comprende l’attività di distruzione delle unità archivistiche scartate.
La gestione della documentazione, depositata presso i locali dell’impresa aggiudicataria, con l’utilizzo di strumenti informatici consentirà al personale di CDP, dotato delle opportune autorizzazioni, di accedere alla banca dati, secondo modalità che verranno concordate. L’impresa aggiudicataria dovrà garantire l’accesso al sistema informatico, previo controllo delle autorizzazioni del richiedente, e provvedere alla registrazione delle stesse.
Le richieste di consultazione della documentazione saranno effettuate via web e la spedizione della documentazione avverrà in originale.
La consegna ed il ritiro della documentazione (presso il competente ufficio CDP della sede di via Goito 4) saranno a cura e spese dell’Impresa, tenuta altresì al reinserimento in archivio della documentazione una volta consultata.
I tempi di consegna della documentazione non dovranno superare le 24 ore lavorative decorrenti dalla data della richiesta: nei casi di richiesta urgente la consegna dovrà essere effettuata entro le 4 ore successive.
Ai fini di una possibile consultazione da effettuarsi presso la struttura di deposito, l’impresa aggiudicataria dovrà prevedere una saletta di lettura che potrà essere utilizzata da parte di personale CDP o da altri soggetti autorizzati da quest’ultima.
È prevista l’attività di ritiro giornaliero, presso la sede di via Goito, sia della documentazione richiesta in consultazione sia della documentazione di nuova produzione, per il successivo trasferimento nella struttura di deposito ai fini della loro conservazione e gestione.
L’impresa aggiudicataria dovrà garantire, inoltre, la movimentazione di documentazione che a vario titolo deve essere distribuita tra il competente ufficio CDP della sede di via Goito 4 e i diversi uffici all’interno della sede stessa. L'attività prevede il prelievo e la consegna dei documenti, durante l’orario lavorativo fissato dal lunedì al venerdì dalle ore 8:30 alle 17:30, secondo modalità che verranno concordate. Il servizio potrebbe richiedere una flessibilità in funzione dei volumi di documenti movimentati.
L’impresa aggiudicataria dovrà provvedere alla redazione di report periodici contenenti il consuntivo delle attività svolte.
Durante il periodo contrattuale CDP potrà richiedere, come opzione, all’impresa aggiudicataria l’acquisizione ottica di unità archivistiche depositate (digitalizzazione). Le richieste potranno essere effettuate attraverso l’interfaccia web del sistema informativo e la digitalizzazione dovrà essere eseguita con strumenti e personale forniti dall’impresa aggiudicataria, presso i propri locali.
I file immagine dovranno essere memorizzati sul sistema di gestione documentale in uso presso CDP, associandoli ai relativi metadati secondo modalità che verranno concordate.
La fornitura prevede anche la memorizzazione dei file immagine e dei relativi metadati su supporti ottici (DVD) che dovranno essere consegnati a CDP.
Completate le attività di acquisizione ottica le unità archivistiche dovranno essere ricostituite e collocate nelle corretta sede di conservazione, presso la struttura di deposito dell'impresa aggiudicataria.

Scadenza
Il termine per la ricezione delle offerte era 2012-01-11. L'appalto è stato pubblicato su 2011-12-05.

Chi?

• • Cassa depositi e prestiti SpA

Cosa?

• • Servizi di amministrazione di biblioteche › Servizi di archiviazione